10 Fehler, die du in deiner Buchhaltung niemals machen solltest

Das kennen wir doch alle: Hier ein Tankbeleg, dort eine Quittung – und schwups, keiner weiß mehr, wo die alle abgeblieben sind. Kein Drama, denkst du dir. Oder doch?
Wir erklären dir, welche zehn Fehler du als Startup in deiner Buchhaltung niemals machen solltest.

1. Private und geschäftliche Ausgaben vermischen

Du bist Einzelunternehmer oder führst eine Personengesellschaft? Dann darfst du rein rechtlich gesehen auch das Privatkonto für deine Geschäfte verwenden. Nur Kapitalgesellschaften sind zur Eröffnung eines Geschäftskontos verpflichtet.
Klug ist das allerdings nicht. Die regelmäßige Aufdröselung all deiner Transaktionen in geschäftliche und private Ausgaben wird dich nicht nur Zeit, sondern auch Nerven kosten.
Um das zu umgehen, musst du aber nicht zwingend ein (teures) Geschäftskonto eröffnen. Gerade bei Freiberuflern und Kleingewerbetreibenden tolerieren viele Banken auch die Eröffnung eines zweiten privaten Girokontos. Wichtig ist nur, dass du deine geschäftlichen und privaten Ausgaben trennst – egal, wie.

2. Belege herumflattern lassen

Kaum öffnest du eine Schublade deines Schreibtischs, flattert dir schon ein halbes Dutzend Belege entgegen? Vielleicht arbeitest du ja nach dem Motto: Das Genie überblickt das Chaos.
Zuletzt lacht aber leider das Finanzamt. Denn bei fehlenden Belegen verstehen Finanzbeamte in der Regel keinen Spaß.
Sortiere deine Belege daher regelmäßig – am besten chronologisch in Einnahmen und Ausgaben getrennt. So gehst du sicher, dass am Ende nichts fehlt:

Hinweis: Keine Panik bei einer einzelnen “verlegten” Quittung. In diesem Fall darfst du einen Eigenbeleg erstellen und die verlorene Quittung damit ersetzen.

3. Kassenbons unkopiert ablegen

Ganz begriffen habe ich es ja noch nicht: Wir fahren E-Autos und tragen Smartwatches – aber haben es noch nicht geschafft, Kassenbons auf lichtstabiles Papier zu drucken. Absurd, oder?
Für dich bedeutet das: Kassenbons immer umgehend kopieren und gemeinsam mit der Kopie ablegen. Ansonsten verschwinden die Daten deiner wertvollen Belege nämlich innerhalb kürzester Zeit im Nirvana.

4. Rechnungen falsch ausstellen

Muss ich eigentlich ein Rechnungsdatum angeben? Und wie war das nochmal mit der Zahlungsfrist?
Korrekte Rechnungen sind die Basis deiner Buchhaltung. Fehler können teuer werden, denn: Vergisst du beispielsweise die Umsatzsteuer-ID, bleibst du auf deiner Vorsteuer sitzen. Daher solltest du unbedingt darauf achten, alle erforderlichen Angaben auch anzuführen.

Hinweis: Nutze unsere kostenlose Musterrechnung für Word und Excel. Hier sind alle wichtigen Inhalte bereits vorgegeben – und du vergisst nichts.

5. Zahlungen vernachlässigen

Vielleicht ist dir das ja auch schon einmal passiert: Neue Lampe beim Versandhandel bestellt, freudig ausgepackt, aufgestellt und …. ganz auf die Rechnung vergessen.
Das kann auch deinen Kunden passieren. Du solltest dich daher nicht darauf verlassen, dass deine Kunden ihre Rechnungen auch verlässlich begleichen. Manchmal ist dazu eine kleine Erinnerung nötig.
Und du willst schließlich schnell bezahlt werden, oder? Darum nimm dir am besten einen Tag in der Woche vor, an dem du ausstehende Rechnungen überprüfst und gegebenenfalls nachhakst. Dein Konto wird es dir danken.

6. Den Überblick über deine Finanzen verlieren

Damit sind wir auch schon beim Thema Finanzen gelandet. Viele Startups scheitern an einer falschen Finanzplanung. Warum? Weil sie den Überblick über ihre Finanzen verlieren oder falsch kalkulieren.
Um das zu verhindern, solltest du immer genau wissen, wie viel du jedes Monat einnimmst, welche Zahlungen gerade anstehen und ob du dir die geplante Investition in einen neuen Laptop aktuell leisten kannst.

Tipp: Mit einer Software wie dem Rechnungsprogramm Debitoor hast du deine Finanzen immer im Blick – und bist auf der sicheren Seite.

7. Bei der Steuererklärung schummeln

Niemand zahlt gerne Steuern. Und du bestimmt auch nicht. Schummeln ist trotzdem keine gute Idee. Denn das Finanzamt ist nicht so dumm, wie du vielleicht hoffst.
Unstimmigkeiten in deiner Buchhaltung fallen auf – über kurz oder lang. Möchtest du Steuern sparen, wende dich an deinen Steuerberater. Er kann dir zeigen, wie du das auf ganz legalem Weg über deine Ausgaben machen kannst.

8. Wichtige Termine verschlafen

Schon mal den Termin für die Umsatzsteuervoranmeldung vergessen? Dann weißt du, dass dich das empfindliche Säumniszuschläge kosten kann. Und auch eine verspätete Steuererklärung kann deine Finanzen gehörig in Mitleidenschaft ziehen.
Trag dir wichtige Termine wie diese daher immer in deinem Kalender ein – und plane Zeit für deren Erledigung ein. Dann bleiben dir überraschende Nachzahlungen erspart.

9. Dokumente rechts lochen

Puhhh, da haben sich ja mal wieder einige Belege angesammelt. Also Locher zur Hand, zack und ab in die Dokumentenmappe damit. Nur leider ist jetzt die halbe Rechnungsnummer “weggelocht”.
So etwas sieht das Finanzamt natürlich nicht gerne. Achte deshalb darauf, dass du deine Dokumente so lochst, dass alle wichtigen Angaben erhalten bleiben. Am besten einheitlich auf der linken Längsseite.

10. Alles selbst erledigen wollen

Du bist gerade von einer Geschäftsreise zurückgekehrt. Und stehst nun vor dem Problem: Wie rechne ich meine Auslandsreisekosten richtig ab? Diese Frage kostet dich wahrscheinlich mehrere Stunden Recherche im Internet. Und dabei wolltest du heute noch deine Website updaten und einen Kunden besuchen.
Der Anruf bei deinem Steuerberater kostet dich drei Minuten.
Was ich damit sagen will? Als Gründer musst du mit deiner Zeit haushalten. Alles selbst erledigen zu wollen ist oft nicht die optimale Lösung. Das betrifft auch deine Buchhaltung. Deine alltäglichen Routineaufgaben kannst du einfach und schnell selbst erledigen. Aber wenn es knifflig wird – zum Beispiel beim Thema Steuererklärung – ziehst du am besten einen Experten hinzu.