10 Punkte, wie man als Start-up mit Lieferanten umgehen sollte

Gerne wird die Kaufmannsweisheit zitiert, dass der Gewinn im Einkauf liegt. Doch gerade für Start-ups bedeutet guter Einkauf mehr, als nur den billigsten Preis zu bekommen. Mit diesen 10 einfachen Tipps verbesserst du deine Einkaufsstrategie.

1. Mach dich nicht größer als du bist

Beziehungen zu einem Lieferanten sind genau das: Beziehungen. Und glückliche Beziehungen startet man nicht mit einer Lüge. Du hast im Moment noch keine hohen Abnahmemengen und bist dir nicht sicher wie genau es sich entwickeln wird? Sag es deinem Lieferanten. Dieser hat dann zwei Optionen: entweder er glaubt an dich und dein Geschäftsmodell, oder nicht. Aussagen zu machen die man später nicht halten kann lassen dich leider nur als unzuverlässigen Geschäftspartner erscheinen. Spreche lieber offen über die potentiellen Entwicklungen und entwickle für jede Variante gemeinsam ein Konzept. Meiner Erfahrung nach stehen Start-ups im Moment bei vielen Lieferanten hoch im Kurs und bekommen eine überraschend weit reichende Sonderbehandlung in der Hoffnung auf ein schnelles Wachstum. Also verstecke nicht was du bist, sondern nutze es.

2. Zahle deine Rechnungen immer pünktlich

Dieser Punkt ist so banal, dass ich überrascht war, wie wenige ihn sich zu Herzen nehmen. Es gibt keinen einfacheren Weg sich einen guten Leumund aufzubauen als über eine makellose Zahlungsmoral. Wenn du doch mal nicht zahlen kannst so spreche direkt offen darüber und versuche eine Lösung zu finden. Gerade in so einer Situation, die immer mal vorkommen kann, wird es dir zugute kommen wenn du bisher immer zuverlässig warst.

3. Nimm dir Zeit

Je genauer du deine Anforderungen beschreibst, umso weniger Probleme wirst du hinterher haben. Nimm dir die Zeit jeden einzelnen Punkt zu besprechen und ermutige den Lieferanten sich ins Gespräch einzubringen und auch auf den ersten Blick blöde Fragen zu stellen. Nur so habt ihr die Möglichkeit am Ende das gleiche Wissen zu haben und alle Eventualitäten zu erfassen. Nimm dir auch die Zeit den Lieferanten mal zu besuchen. So bekommst du nicht nur ein klareres Bild über die Situation und Stimmung vor Ort, sondern hast auch die Möglichkeit mal denen persönlich zu begegnen, die du sonst nur vom Telefon kennst.

4. Gehe nicht davon aus, dass jemand mitdenkt

Ernsthaft, setze niemals etwas voraus. Ich habe mit großen und professionellen Herstellern zusammengearbeitet, die die banalsten Fehler gemacht haben. Gerade am Anfang solltest du alles ganz genau kontrollieren und auch die selbstverständlichsten Dinge hinterfragen und dir bestätigen lassen. So eine Zusammenarbeit muss sich erst einspielen und im Zweifel betreut dich nämlich nicht der Außendienstler, den du persönlich kennst, sondern ein überlasteter Innendienst der eine schlechte Übergabe bekommen hat.

5. Sei nett zu allen

Der Kunde ist vielleicht König aber auch das bewahrt dich nicht vor einer roten Hochzeit. Du weißt nie wie die informellen Strukturen in einer Firma sind. Dein Innendienst ist eventuell viel besser vernetzt als dein Außendienst und kann dir Dinge ermöglichen, die du nicht vermutet hättest. Sei nachsichtig und respektvoll, auch wenn jemand mal einen Fehler macht. Du wirst überrascht sein wie gut du betreut wirst, wenn man gerne mit dir zusammenarbeitet.

6. Steh zu deinem Wort

Mir wurde mal gesagt, dass Wirtschaft handeln zwischen Menschen ist. Menschen brauchen Vertrauen und das solltest du dir verdienen. Stell dir einfach vor, dass dein Außendienstler ein unangenehmes Gespräch mit seinem Chef hat, weil er von dir falsche Informationen bekommen hat. Denkst du er wird in Zukunft noch ein Risiko für dich eingehen?

7. Lass dir einen festen Ansprechpartner zuteilen

Je besser du deine Ansprechpartner kennst um so effektiver wird die Partnerschaft. Besteh daher ruhig darauf, einen festen Ansprechpartner zu haben. Du kommst mit deinem Ansprechpartner nicht klar? Frag freundlich an, ob du ihn wechseln kannst und nenne, wenn überhaupt, nur sachliche Gründe. Du weißt nie wie die informellen Strukturen sind und dein neuer Ansprechpartner könnte der beste Kumpel deines alten sein.

8. Wildere nicht in der Branche

Jede Branche ist kleiner und besser vernetzt als man denkt. Du schickst eine Ausschreibung raus nur nicht an deinen aktuellen Lieferanten? Gehe davon aus, dass er es eine Stunde später weiß. Versuche besser herauszufinden wie einzelne Unternehmen zueinander stehen und nutze das. Jeder Lieferant hat einen direkten Konkurrenten mit dem er sich vergleicht und an den er auf keinen Fall Aufträge verlieren will. Solche Konstellationen können wahre Wunder bewirken.

9. Bereite dich vor

Wie überall gibt es beide Extreme, Vollprofis und Vollpfosten. Bei beiden hilft nur extrem gute Vorbereitung. Versuche nicht die Vollprofis zu blenden, es klappt nicht. Ich hatte einmal jemanden, der am Geruch des Klebebands erkennen konnte wer es liefert. Deine Lieferanten haben ganz sicher kein Problem damit dir etwas zu erklären, die meisten freut es sogar, dass du dich intensiver mit ihrem Produkt beschäftigst. Am wichtigsten ist es aber die Vollpfosten zu erkennen, und das geht nur durch Vorbereitung.

10. Vertrau auf dein Bauchgefühl

Du kaufst auch kein Auto vom jemandem, bei dem du kein gutes Gefühl hast. Ich habe damals Lieferanten nach ihrem Internetauftritt vorsortiert. Meine Erfahrung ist, dass jemand, der keinen Wert auf seine Außenwirkung auch keinen hohen Wert auf andere wichtige Faktoren legt. Das sind dann meistens die Lieferanten die Excel 95 Tabellen ausdrucken und per Fax schicken. Wenn ihr nicht in der gleichen Welt lebt wird es immer schwierig sein, und gerade Start-ups brauchen Lieferanten die flexibel und proaktiv sind, mitdenken und deine Probleme kennen bevor du wusstest, dass du sie hattest.