5 Buchhaltungstipps für Startups: Von Anfang an alles richtigmachen!

Jetzt einfach reinknien, das wollen Gründer: loslegen, anpacken, machen. Doch da ist diese eine Sache, die sich so gar nicht anfühlt, als würde sie dazu gehören: Buchhaltung. Dabei ist der Verwaltungskram ein wichtiger Teil des Business. Und das vom ersten Moment an.

Die Buchhaltung zu ignorieren, kann in die Pleite führen, selbst wenn deine Geschäftsidee Gold wert ist. Wer seine Zahlen nicht kennt, kann nicht gezielt investieren, kann nicht maßgeschneidert wachsen und auch nicht strategisch handeln.

Du musst deine Buchhaltung nicht lieben, du musst sie nur erledigen – und zwar korrekt.
Wer auf die folgenden fünf Punkte achtet, ist schon mal auf dem richtigen Weg:

1. Was passt zu deinem Business – Kleinunternehmerregelung oder nicht?

Bist du Freiberufler oder brauchst du einen Gewerbeschein? In jedem Fall muss jeder Gründer den Fragebogen zur Betriebseröffnung für das Finanzamt ausfüllen. Und hier kannst du schon die erste Sache richtigmachen: Entscheide dich für oder gegen die Kleinunternehmerregelung. Welche Entscheidung für dich die richtige ist, hängt davon ab, wie dein Geschäft anläuft und wie deine Anfangsinvestitionen sind. Die Kleinunternehmerregelung vereinfacht für Selbstständige mit weniger als 17.500 Euro Jahresumsatz die Rechnungsstellung und die Steuer. Es wird dann keine Umsatzsteuer auf die Rechnungen aufgeschlagen, die der Kleinunternehmer schreibt.

2. Keine Buchung ohne Beleg!

Jede finanzielle Transaktion, Einnahmen wie Ausgaben, muss dokumentiert werden. Nur durch Belege wie Quittungen, Rechnungen und Kassenbons kannst du Ausgaben korrekt verbuchen. Den Beleg zu haben, ist aber nicht alles, du musst ihn auch finden, wenn du ihn brauchst. Also: Belege sammeln, zeitnah ablegen oder digitalisieren und z. B. in einer Buchhaltungssoftware verarbeiten. Wiederkehrenden Kosten wie Miete, Telekommunikation und Versicherungen nicht vergessen.

3. Korrekte Rechnungen machen keine Probleme

Für Rechnungen gelten sogenannte Pflichtangaben. Das sind die Angaben, die unbedingt enthalten sein müssen, damit deine Rechnung vom Finanzamt als formal korrekt angesehen wird. Formal korrekt muss sie sein, damit deine Buchhaltung und die deiner Kunden funktioniert und z.B. der Vorsteuerabzug möglich ist. Informiere dich also, bevor du deine erste Rechnung schreibst, wie eine korrekte Rechnung auszusehen hat.

4. Zahlungsziele und Fristen einhalten

Umsatzsteuervoranmeldungen kommen zu spät. Die Einkommensteuererklärung erhält das Finanzamt erst, wenn es die Schätzung androht. Das kann teuer werden. Für verpasste Fristen erhebt das Finanzamt schon mal Säumnisgebühren. Fazit: Pünktlich sein! Gilt auch für Rechnungen von Dienstleistern: Mahngebühren machen die Ausgabe nur teurer.

5. Die Steuer nicht auf die lange Bank schieben

Finanzieller Genickbruch durch Steuernachzahlung ist vermeidbar. Im ersten Jahr rechnen Startups noch nicht mit großen Gewinnen, also wird die Steuervorauszahlung niedrig geschätzt. Was ist, wenn es anders kommt und das Startup sofort richtig durchstartet? Es kann zu erheblichen Steuernachforderungen kommen. Dann werden gleichzeitig die Vorauszahlungen erhöht und schon hast du Zahlungsschwierigkeiten. Es ist also überlebenswichtig, die eigenen Umsätze ständig im Blick zu haben und kontinuierlich auch an die Steuer zu denken, entweder durch Rücklagen für eine Nachzahlung oder durch angepasste Steuervorauszahlung.