BYOD, LYOD und das gute, alte Diensthandy – Welche Lösung ist die beste für Firmen?

Ständige Erreichbarkeit und Flexibilität – das sind zwei immer wichtiger werdende Parameter in der modernen Arbeitswelt. Je nach Branche und Tätigkeit, etwa im Außendienst, kann es heutzutage zwingend zum Berufsbild gehören dienstlich, bei der Ausübung der Tätigkeit ein Handy oder Smartphone zu nutzen. Auch die Benutzung von Tablets und anderen Geräten wird ein immer größeres Thema. Doch soll der Arbeitgeber ein Gerät zur Verfügung stellen oder soll der Arbeitnehmer sein privates Gerät auch dienstlich einsetzen. Dazu gibt es verschiedene Modelle und jedes hat seine Vor- und Nachteile. Von der IT-Sicherheit über die Kompatibilität von Systemen und Software bis hin zu arbeitsrechtlichen Erwägungen gibt es einiges zu berücksichtigen. Im Folgenden stellen wir die vier gängigsten Modelle vor.

Was meinen BYOD, CYOD und Co. Überhaupt?

Ein weitverbreitetes Modell ist: BYOD was für „Bring your own device“ steht. Gemeint ist hiermit, dass der Arbeitnehmer sein eigenes Gerät auch dienstlich einsetzt.

CYOD steht für “Choose your own device“. Bei diesem Konzept stellt der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer eine gewisse Anzahl von Geräten, gegebenenfalls auch Tarif- und Nutzungspakete, zur Auswahl, von denen der Arbeitnehmer eines auswählt.

LYOD meint „Leave your own device“. In diesem Fall stellt das Unternehmen ein Gerät zur Nutzung bereit.

Ein weiteres verbreitetes Konzept ist COPE, wobei das Akronym für „corporate-owned, personally enabled“ steht. Ähnlich wie beim Prinzip LYOD stellt auch hier das Unternehmen ein Gerät zur Verfügung, allerdings mit der Auflage, dass der Arbeitnehmer für Einrichtung, Handling und Instandhaltung verantwortlich ist. Jedes dieser Modelle hat seine Vor- und Nachteile. Ein Vorteil haben alle Konzepte gemein: Der Mitarbeiter verfügt über ein Gerät, kann dieses zur Ausübung seiner Tätigkeit einsetzen und ist entsprechend (in der Dienstzeit oder vereinbarten Zeiten) erreichbar.

Steuerliche Behandlung und Entgelte

In den meisten praxisrelevanten Szenarien wird dem Mitarbeiter in der Regel gestattet, gleich, welches Konzept genutzt wird, das Handy auch privat zu nutzen. Hierbei ergibt sich der steuerliche Effekt des geldwerten Vorteils. Diesen muss der Arbeitgeber im Arbeitsvertrag und bei den Lohnabrechnungen angeben und dieser Betrag muss letztendlich auch versteuert werden. Hier lauern bereits einige Fallstricke. Die Ausnahme hierbei ist das BYOD Konzept, wobei sich hier die Frage stellt, inwieweit der Arbeitgeber sich an den Kosten beteiligt oder inwieweit er Kosten für Tarife oder Gespräche übernimmt. Auch das sollte vertraglich eindeutig geklärt sein.

Datenschutz

Sowohl auf Arbeitgeber- als auch auf Arbeitnehmerseite ergibt sich bei eigentlich allen Nutzungsmodellen die Frage des Datenschutzes und der Datensicherheit. Wer hat Einsicht in welche Daten? Für Unternehmen steht hierbei sicherlich im Vordergrund, dass sensible Unternehmensdaten vor dem Zugriff Dritter geschützt sind, was bei einer privaten Nutzung nicht wirklich garantiert werden kann. Für den Arbeitnehmer wird wesentlich sein, dass seine Gespräche, sein Gesprächsverhalten und das Nutzungsverhalten im mobilen Internet, soweit es die private Nutzung betrifft, auch privat bleiben. Auch dafür kann nicht wirklich garantiert werden.

IT-Sicherheit

Wenn Geräte sowohl privat als auch dienstlich genutzt werden, besteht die Gefahr, dass die IT-Sicherheit des Unternehmens nicht mehr gewährleistet ist. Fremde Apps, fremde Software und entsprechende Schadsoftware können im Rahmen einer privaten Nutzung auf das Gerät gelangen und in Firmennetzwerke eindringen oder Firmendaten abziehen. Hier kann der Arbeitgeber sich zwar durch Verträge und Nutzungsbedingungen rechtlich absichern oder vielleicht auch technische Sperren einrichten, aber eine Garantie ist das nicht.

Rechtliche und arbeitsrechtliche Aspekte

Ein dienstliches Handy kann auch schnell zum rechtlichen Zankapfel werden. So zum Beispiel, wenn es um die Frage der Erreichbarkeit des Mitarbeiters geht. Zwar geht die Rechtsprechung dahin, dass der Arbeitnehmer dem Arbeitgeber außerhalb der Arbeitszeit oder außerhalb von Bereitschaftszeiten nicht zur Verfügung stehen muss. Aber die Praxis zeigt, dass die Grenzen in diesem Aspekt verschwimmen. Auch im Schadensfall können rechtliche Aspekte in den Vordergrund treten. Wo, wann, unter welchen Umständen und bei welcher Nutzung ist das Gerät zu Schaden gekommen.

Technische Anpassungen und Zubehör

Des Weiteren entsteht die Frage welche technischen Anpassungen vorgenommen werden dürfen und welches Handyzubehör verwendet werden darf beziehungsweise wer welches Zubehör zu beschaffen hat. Auch hier empfehlen sich präzise vertragliche Regelungen und Nutzungsbedingungen. Arbeitgeber, die auf Nummer sicher gehen wollen, sollten sich dafür entscheiden, das Gerät selbst zu stellen und auf eine dienstliche Nutzung zu beschränken. Allerdings muss man als Arbeitgeber in Kauf nehmen, dass diese Regelung für den Arbeitnehmer oder potenziellen Arbeitnehmer nicht sonderlich attraktiv ist.