Rechnung per E-Mail versenden – was ist zu beachten?

Seit einigen Jahren wurde es mehr und mehr üblich, Rechnungen per E-Mail zu versenden bzw. zu erhalten. Laut einer Studie von ibi Research aus dem Jahr 2017 erledigen bereits knapp die Hälfte der Unternehmen ihren Rechnungsversand elektronisch. Doch damit auch alles seine Richtigkeit hat und das Dokument beim Finanzamt vorgelegt werden kann, muss es einigen Anforderungen entsprechen.

Was bedeutet es, eine Rechnung per E-Mail zu erhalten?

Vielleicht fragt sich der eine oder andere jetzt, was genau eine Rechnung per E-Mail ist. Die Definition ist einfach, denn es handelt sich dabei um eine ganz traditionelle Abrechnung über eine Dienstleistung oder einen Kauf, der elektronisch abgerechnet wird. In der Folge wird dieses Dokument per E-Mail an den Rechnungsempfänger übermittelt, wobei dies meist als Anhang in Form einer PDF- oder Bild-Datei bzw. als Link für einen Download geschieht.

Vorteile der Rechnung per E-Mail

Dass immer häufiger Unternehmen ihre Rechnungen per E-Mail versenden, hat auch den Grund, dass dies zahlreiche Vorteile bietet. Neben der Kostenersparnis für Material, Toner und Porto, ist auch der rasche Versand bzw. Erhalt ein Vorteil. Immerhin beginnt damit das Zahlungsziel zu laufen und die Unternehmen erhalten die Zahlungen früher. Doch damit eine Firma auch von den positiven Aspekten des Versandes einer Rechnung per E-Mail profitieren kann, sollte der Paragraf 14 UStG bekannt sein. Dieser definiert exakt die individuellen Bedingungen, die eine elektronisch übermittelte Rechnung erfüllen muss. Nur dann darf der Vorsteuerabzug geltend gemacht werden.

Rechnung per E-Mail muss Pflichtangaben enthalten

Im Wesentlichen müssen Rechnungen, die per E-Mail versandt werden, die gleichen Angaben enthalten wie die traditionellen Rechnungen auf Papier. Seit 2011 müssen keine digitale Signatur und kein EDI-Verfahren mehr enthalten sein. Angaben wie Name und Anschrift des leistenden Unternehmens sowie des Kunden müssen ebenso angeführt werden wie die Steuer- bzw. Umsatzsteuer-Identifikationsnummer. Die Rechnung muss datiert sein und eine fortlaufende Nummer aufweisen. Zudem muss die verrechnete Leistung exakt nach Zeitpunkt des Erhalts bzw. der Lieferung und nach Umfang beschrieben sein. Neben dem Entgelt, das zu zahlen ist, muss dann noch der Steuerbetrag bzw. der angewandte Steuersatz sowie eventuell vereinbarte Entgeltsminderungen aufscheinen.

Auf die Zustimmung des Rechnungsempfängers achten

Wer seine Rechnung per E-Mail versenden möchte, muss unbedingt im Vorfeld dazu die Zustimmung des Kunden einholen. Dies schreibt § 14 Abs. 1 UStG so vor, wobei die Regelungen in der Praxis etwas lockerer gehandhabt werden, als es der ursprüngliche Gesetzestext vermuten lässt. Die Zustimmung für den Erhalt einer Rechnung per E-Mail kann durch eine entsprechende Vereinbarung in den AGBs oder sogar stillschweigend erfolgen. Außerdem erfordert die Zustimmung keine bestimmte Form, was für die Praxis einfach bedeutet, dass grundsätzlich vom Einvernehmen zwischen Kunden und Lieferant bzw. Verkäufer ausgegangen wird. Im schlimmsten Fall muss die Rechnung im Nachgang nochmals auf postalischem Weg an den Kunden versandt werden.

Die Echtheit und Unversehrtheit der Rechnung muss gewährleistet sein

Damit der Empfänger für die Rechnung, die per E-Mail versandt wird, diese auch für seinen Vorsteuerabzug verwenden kann, muss die Echtheit sowie Unversehrtheit gewährleistet sein. Dazu wird häufig die digitale Signatur herangezogen. Dazu braucht es ein zertifiziertes Kartenlesegerät mit einer eigenen Tastatur oder eine entsprechende Chipkarte. Auch ein elektronisches Zertifikat eines Trust Centers und eine individuelle Signatur-Software sind optimal geeignet, um diesen Anspruch einer Rechnung, die per E-Mail versandt wird, zu erfüllen. Mittels Kartenlesegerät kann der Unternehmer eine meist 8-stellige PIN-Nummer als Schlüssel von der Chipkarte für die Rechnung erzeugen. Dieser dient dann quasi als Unterschrift. Mit dem Zertifikat wird gleichzeitig der öffentliche Schlüssel übermittelt, der dem Empfänger die Echtheit der Signatur sowie die Unversehrtheit des entsprechenden Inhalts der Rechnung beweist.

Revisionssicherheit der elektronischen Rechnung muss gegeben sein

Es liegt auf der Hand, dass elektronische Rechnungen immer elektronisch verarbeitet werden müssen. Einfach ausdrucken und als Papierdokument archivieren, darf es keinesfalls geben. Unternehmer müssen nämlich ihre Rechnungen immer so aufbewahren, wie sie sie im Original erhalten haben. Ebenso wenig wie es gestattet ist, die Dokumente einfach auszudrucken und in Papierform aufzubewahren, geht es nicht, dass analoge Rechnungen digitalisiert werden. Dies erfolgt zum Beispiel durch Verwendung einer elektronischen Eingangsrechnungsverarbeitung, die grundsätzlich dazu dient, eine revisionssichere Archivierung zu gewährleisten.

Die Aufbewahrungsfrist für eine Rechnung per E-Mail beachten

Ob privat oder beruflich bzw. in einem Unternehmen – die Aufbewahrungspflicht für Dokumente und Rechnungen ist ein allgemeines Thema. Diese beläuft sich für eine Rechnung, die per E-Mail versandt wurde, auf zehn Jahre. Dabei beginnt der Fristlauf mit dem Schluss des entsprechenden Kalenderjahres, in dem die Ausstellung der Rechnung erfolgte. Wer also am 01.08.2018 eine Rechnung über eine Leistung erstellt, löst damit den Beginn der Aufbewahrungsfrist mit 31.12.2018 aus. Das Ende dieses Zeitlaufs liegt dann beim 31.12.2028. Dabei ist unbedingt zu beachten, wann das Geschäftsjahr eines Unternehmens endet. Tritt dies nicht automatisch mit Jahresende ein, ist es ratsam, die Aufbewahrungsfrist auf 144 Monate anzusetzen.

Eine Rechnung per E-Mail muss ein gewisses Format haben

Sofern die grundsätzlichen Fragen zum Umgang und Versand von Rechnungen per E-Mail geklärt sind, sollten sich Unternehmen noch mit dem exakten Format für diese Dokumente auseinandersetzen. Grundsätzlich gibt es hier keine verbindlichen oder eindeutigen Vorschriften, welches Datenformat für eine elektronische Rechnung verwendet werden muss. Damit die vorgeschriebene Unversehrtheit jedoch in jedem Fall gewährleistet ist, muss ein Format verwendet werden, das nicht mehr abgeändert werden kann. Die meisten Firmen greifen dabei auf .jpg- oder .gif- oder .bnp-Dateien zurück. Sehr gängig sind auch Rechnungen, die per E-Mail als PDF versandt werden.

Ausblick in die Zukunft

Nicht nur Experten gehen davon aus, dass der Rechnung per E-Mail eine immer größere Bedeutung zukommen wird. Die Vorteile werden dazu ebenso in die Waagschale geworfen wie die Tatsache, dass elektronische Post einfach den Alltag dominieren wird. Damit liegt es auch nahe, dass sich die Dateiformate ändern werden. Hybride Formen wie etwa Mischungen aus Bilddateien oder PDFs sowie strukturierte Daten werden dabei an Bedeutung gewinnen. Letztgenannte sind etwa EDI oder XML, während die unstrukturierten Daten auf rein bildhafte Formate wie .tif, .jpg oder .pdf zurück zu führen sind. Die Liefer- und Empfangswege für eine Rechnung, die per E-Mail versandt wird, erreichen eine größere Bandbreite und werden verstärkt auf Web-Downloads oder SMS mit derlei individuellem Download ausweichen.