Checkliste: In 6 Schritten zur professionellen Rechnung
Der erste Kunde, der erste Auftrag – die erste Rechnung. Ein Grund, die Sektkorken knallen zu lassen? Definitiv. Und spätestens jetzt solltest du dich auch mit dem Thema Rechnungsstellung befassen.
Welche Vorschriften musst du dabei beachten? Welche Zahlungsfristen sind legitim? Den Argusaugen des Finanzamts entgeht kein noch so kleiner Fehler.
Darum haben wir hier eine Checkliste erstellt. Damit auch du in sechs einfachen Schritten deine erste, professionelle Rechnung erstellen kannst.
1. Deine persönlichen Daten
Im Header und Footer deiner Rechnung darf eines nicht fehlen: Deine persönlichen Daten! Damit gemeint ist dein Name, deine Anschrift und deine Umsatzsteuer-ID oder die Steuernummer.
Wichtig: Bei deutschlandweiten Lieferungen ist die Angabe deiner Steuernummer ausreichend. Bei Lieferungen ins Ausland muss es hingegen deine Umsatzsteuer-ID sein.
Interessanterweise ist die Angabe deiner Kontoverbindung und weiterer Kontaktdaten wie Telefonnummer und E-Mail Adresse nicht Pflicht. Natürlich macht es Sinn, diese ebenfalls anzugeben.
Schließlich liegt es auch in deinem Interesse, dass deinem Kunden alle wichtigen Daten zur Zahlung seiner Rechnung vorliegen und er bei Fragen dazu auch gleich weiß, wie er dich erreichen kann.
2. Die persönlichen Daten deines Kunden
Auch ein wichtiger Punkt: Die Angabe der Kundendaten. Lebt dein Kunde in Deutschland, sind Name und Anschrift ausreichend, die Steuernummer muss nicht angegeben werden.
Wichtig: Bei Rechnungsstellung ins (EU-)Ausland muss neben deiner Umsatzsteuer-ID auch noch die deines Kunden mit auf die Rechnung! Stichwort: Reverse-Charge-Verfahren.
3. Rechnungsnummer
Jede Rechnung muss neben den persönlichen Daten von dir und deinem Kunden auch eine Rechnungsnummer enthalten. Diese darf aber nicht willkürlich gewählt sein: Deine Rechnungsnummern müssen fortlaufend und ohne Nummerierungslücken vergeben werden.
Fehlen Rechnungsnummern, nimmt das Finanzamt im schlimmsten Fall an, du unterschlägst Einnahmen – und dieses Szenario möchtest du dir bestimmt gerne ersparen, oder?
4. Rechnungsdatum
Nicht vergessen: Das Ausstellungsdatum deiner Rechnung! An dein Rechnungsdatum ist beispielsweise deine Steuerpflicht als Soll-Versteuerer gekoppelt. Außerdem ist es für die Festlegung von Zahlungsfristen relevant.
Stichwort Zahlungsfrist: Sie ist kein verpflichtender Bestandteil einer Rechnung – denn Rechnungen sind im Prinzip sofort fällig. Dennoch wird aus Kulanzgründen meist eine 14-tägige Zahlungsfrist zur Begleichung von Rechnungen eingeräumt.
5. Leistungsdatum / Lieferdatum
Das Leistungsdatum bzw. Lieferdatum entspricht oftmals dem Rechnungsdatum, kann aber auch variieren. Beispielsweise im Online-Handel: Bestellt dein Kunde ein Produkt, erhält er die Rechnung meist umgehend per E-Mail, während die Lieferung erst Tage später eintrifft.
Tipp: Bei übereinstimmendem Datum kannst du auf deiner Rechnung auch einfach den Hinweis “Leistungsdatum entspricht Rechnungsdatum” angeben.
6. Produktangaben
Der letzte wichtige Punkt in deiner Checkliste sind die Angaben deiner Produktdaten. Dazu zählen neben Art und Menge des Produkts / der Leistung natürlich auch der Preis. Dieser muss getrennt in Netto-Preis, Umsatzsteuer-Betrag und Brutto-Gesamtbetrag aufgeschlüsselt sein.
Ausnahme: Nutzt du die Kleinunternehmerregelung, darfst du auf deiner Rechnung keine Umsatzsteuer auszeichnen.
Wichtig: Für gewisse Leistungen und Produkte gilt nicht der übliche Steuersatz von 19%, sondern ein ermäßigter Steuersatz von nur 7%. Erkundige dich, welcher Steuersatz für dich relevant ist.
Voilà – fertig.
Mit diesen sechs Angaben hast du alle Pflichten an eine ordnungsgemäße, professionelle Rechnung erfüllt. Aber es geht auch einfacher:
Moderne Software wie das Rechnungsprogramm Debitoor ermöglicht es dir, Rechnungen schnell und einfach zu erstellen. Alle relevanten Daten werden mit wenigen Klicks automatisch eingespielt – und deine Rechnung ist in Null komma Nichts fertig.
Du hast aber auch die Möglichkeit, dir eine kostenlose Musterrechnung in Word oder Excel downzuloaden und deine Daten manuell einzugeben.
Egal wofür du dich entscheidest – Rechnungsprogramm, Musterrechnung oder selbsterstelltes Word-Dokument: Wir wünschen dir viel Erfolg mit unserer Checkliste – und beim Schreiben deiner Kundenrechnungen.
