Datensicherheit bei der Computerentsorgung: Worauf Unternehmen achten müssen

Das Entsorgen von alten Computern und IT-Geräten stellt viele Unternehmen vor eine Herausforderung, die oft unterschätzt wird: die Datensicherheit. Gerade in Zeiten von Datenschutzbestimmungen wie der DSGVO ist es essenziell, sensible Unternehmensdaten zuverlässig zu schützen – auch wenn ein Gerät ausgemustert wird. Viele Unternehmen machen den Fehler, die Entsorgung alter Hardware als reinen logistischen Prozess zu betrachten. Doch das Risiko, dass sensible Daten in falsche Hände geraten, bleibt hoch, wenn keine angemessenen Sicherheitsvorkehrungen getroffen werden.

Die wichtigsten Schritte für eine sichere Entsorgung:

Sichere Datenlöschung: Mehr als nur „Papierkorb leeren“

Viele Unternehmen glauben fälschlicherweise, dass das einfache Löschen von Dateien oder das Formatieren der Festplatte ausreicht, um Daten endgültig zu entfernen. Das ist jedoch nicht der Fall. Selbst nach dem Löschen von Dateien sind die Daten oft weiterhin auf der Festplatte vorhanden und können mit speziellen Wiederherstellungsprogrammen wiederhergestellt werden. Für Unternehmen bedeutet dies ein enormes Risiko, da potenziell vertrauliche Informationen wie Kunden- oder Mitarbeiterdaten wiederhergestellt werden könnten.

Um Daten sicher und unwiderruflich zu löschen, sollten Unternehmen auf spezialisierte Software zur Datenvernichtung setzen. Diese Programme überschreiben die Festplatte mehrfach mit zufälligen Daten und machen es so nahezu unmöglich, Informationen wiederherzustellen. Alternativ kann auch der physische Prozess der Datenvernichtung in Betracht gezogen werden, wie etwa das Schreddern der Festplatte. In jedem Fall ist eine dokumentierte, nachprüfbare Datenlöschung notwendig, um rechtliche Vorgaben zu erfüllen und das Risiko eines Datenschutzvorfalls zu minimieren.

Externe Dienstleister: Worauf bei der Auswahl geachtet werden sollte

Für viele Unternehmen ist es wirtschaftlich sinnvoll, externe Dienstleister mit der sicheren Entsorgung von IT-Geräten zu beauftragen. Hierbei sollten jedoch hohe Anforderungen an die Sicherheit gestellt werden. Seriöse Entsorgungsdienstleister bieten nicht nur die umweltgerechte Verarbeitung der Altgeräte an, sondern garantieren auch die vollständige und irreversible Löschung aller Daten. Vor der Zusammenarbeit mit einem Dienstleister sollte geprüft werden, ob dieser nach ISO-Standards oder anderen anerkannten Normen zur Datensicherheit zertifiziert ist.

Zusätzlich sollten Unternehmen auf eine transparente und dokumentierte Vorgehensweise des Dienstleisters achten. Idealerweise erhält das Unternehmen nach Abschluss der Entsorgung einen Nachweis darüber, dass alle Daten unwiderruflich gelöscht wurden. Vertrauenswürdige Anbieter stellen oft detaillierte Zertifikate aus, die die rechtskonforme Vernichtung der Daten belegen.

Verantwortung und Compliance

Die Verantwortung für die Datensicherheit bei der Entsorgung liegt letztlich immer beim Unternehmen selbst. Das bedeutet, dass das Management und die IT-Abteilung sicherstellen müssen, dass entsprechende Prozesse zur sicheren Datenlöschung implementiert sind. Verstöße gegen die DSGVO oder andere Datenschutzgesetze können schwere finanzielle und rechtliche Konsequenzen haben, die nicht nur den Ruf des Unternehmens gefährden, sondern auch zu hohen Geldstrafen führen können.

Eine regelmäßige Schulung der Mitarbeiter zum Thema Datensicherheit und ein klar definierter Prozess für die Entsorgung alter IT-Geräte sind daher unerlässlich. Vor allem in Branchen, die besonders sensible Daten verarbeiten, wie z.B. das Gesundheitswesen, Banken oder Versicherungen, ist ein hohes Maß an Sorgfalt gefordert.

Physische Sicherheit bei der Entsorgung

Neben der sicheren Datenlöschung ist auch die physische Sicherheit der Geräte während der Entsorgung ein kritischer Punkt. Insbesondere in großen Unternehmen oder bei der Entsorgung von mehreren Geräten gleichzeitig ist die Gefahr groß, dass Hardware in falsche Hände gerät, bevor sie ordnungsgemäß gelöscht wurde. Unternehmen sollten sicherstellen, dass die zu entsorgenden Geräte bis zum Zeitpunkt der endgültigen Vernichtung unter ihrer Kontrolle bleiben oder in die Hände vertrauenswürdiger Dienstleister übergeben werden.

Eine Möglichkeit, dieses Risiko zu minimieren, besteht darin, die Entsorgung intern zu organisieren und beispielsweise eine zentrale Sammelstelle für ausgemusterte Geräte einzurichten, die nur autorisierten Personen zugänglich ist. Alternativ können Dienstleister verpflichtet werden, die Geräte direkt vor Ort zu zerstören, was das Risiko eines Datenverlusts auf dem Transportweg eliminiert.