Die wichtigsten Onboarding Maßnahmen vor Arbeitsbeginn

Unter Onboarding versteht man im Bereich des Personalmanagements das Einstellen neuer Mitarbeiter und die dazugehörigen Maßnahmen, die die Eingliederung ins Unternehmen vereinfachen sollen. Durch den starken Fachkräftemangel in zahlreichen Branchen haben Onboarding-Prozesse in den vergangenen Jahren immer stärker an Relevanz gewonnen.

Weshalb ist Onboarding so wichtig?

Die Einstellung neuer Mitarbeiter versucht hohe direkte und indirekte Kosten. Noch höher werden diese Kosten, je öfter man den Prozess des Einstellens vollziehen muss. Das ist beispielsweise der Fall, wenn ein Unternehmen unter starker Fluktuation der Mitarbeiter leidet, wenn also viele Mitarbeiter in kurzen Zeitabständen den Arbeitgeber wechseln. Diese Problematik war vor einigen Jahren noch unvorstellbar, da Mitarbeiter eine höhere Loyalität und eine stärkere Bindung zu ihrem jeweiligen Unternehmen verspürten. Als Folge des Fachkräftemangels und der Globalisierung sind heute jedoch viele Mitarbeiter schneller bereit, den Arbeitsplatz zu wechseln und sich eine neue Stelle zu suchen. Gerade der erste Eindruck über das neue Unternehmen ist für neue Mitarbeiter entscheidend. Die ersten Momente im neuen Arbeitsumfeld bestimmen darüber, wie stark sich jemand mit dem Unternehmen und seiner Kultur identifizieren kann und wie hoch die Eigeninitiative und das Engagement der Mitarbeiter sich entwickeln. Wird der Onboarding-Prozess erfolgreich durchgeführt, kann das eine langfristige Bindung des Mitarbeiters ans Unternehmen bewirken und führt so zu einer erfolgreichen Zusammenarbeit für beide Seiten. Um zu wissen, weshalb sich ein gründlicher und sorgfältiger Onboarding-Prozess für das Unternehmen lohnt, kann man auf Internetseiten von Haufe herausfinden, welche Kennzahlen auf das eigene Unternehmen zutreffen. Außerdem findet man hier sinnvolle Hinweise für ein erfolgreiches Onboarding.

Verantwortliche für ein erfolgreiches Onboarding

Verantwortlich für einen erfolgreichen Onboarding-Prozess sind HR Manager und Führungskräfte. Diese müssen dafür sorgen, dass die ersten, kritischen Tage durch das Onboarding erfolgreiche gemeistert werden und nichts Wichtiges vergessen wird. Unabhängig davon, ob eine postalische oder schriftliche Unterzeichnung des Arbeitsvertrags erfolgt, sollte sich der neue Mitarbeiter bereits bei diesem ersten Schritt wertgeschätzt und willkommen fühlen. Dazu gehört beispielsweise eine zeitnahe Rückmeldung, sobald die Dokumente eingetroffen sind. Auch Formalitäten, die zum Arbeitseintritt erfolgen, sollten zeitnah vor dem Beginn der Tätigkeit bereits organisiert werden. Dazu gehören beispielsweise die Bereitstellung von Dienstkleidung, die Vorlage eines Führerscheins und Zutrittsberechtigungen. So wird sichergestellt, dass der neue Mitarbeiter sich bereits am ersten Tag auf die Tätigkeiten konzentrieren kann, für die er angestellt wurde und sich ausgestattet und bereit zum Arbeiten fühlt. Während die bislang genannten Dinge bis zu zwei Wochen vor Beginn der Tätigkeit erledigt werden sollten, müssen die folgenden Aufgaben für die Personalverantwortlichen in den ersten Tagen vor Arbeitsbeginn erfolgen. Dazu bleiben die HR Manager bestenfalls mit dem neuen Mitarbeiter in Kontakt und informieren ihn über alles Organisatorische, das in der ersten Woche anfällt. So können beispielsweise Termine mit Kollegen zur Einarbeitung verkündet oder auch Informationen über die Zeiten und Orte für wöchentliche Meetings bereitgestellt werden. Dadurch sind die neuen Kollegen in der Lage, sich in der ersten Woche bereits aktiv einzubringen und verpassen keine Termine, nur weil niemand sie über diese informiert hat.

Maßnahmen des erfolgreichen Onboardings

Im Rahmen des Onboardings ist es außerdem entscheidend, Informationen über die jeweiligen To-Dos bereitzustellen. Dabei geht es beispielsweise um das Sekretariat, das Office Management, die IT und möglicherweise den Paten oder Mentor, den ein neuer Mitarbeiter an seinen ersten Tagen zur Unterstützung erhält. Außerdem sollten neue Mitarbeiter rechtzeitig gefragt werden, ob sie Besonderheiten an ihrem Arbeitsplatz benötigen, um arbeiten zu können. Der ideale Fall trifft dann ein, wenn ein neuer Mitarbeiter das Büro betritt und sofort auf einen voll funktionstüchtigen Arbeitsplatz trifft. Dieser sollte mit allen Mitteln ausgestattet sein und auf spezielle Bedürfnisse des neuen Mitarbeiters angepasst worden sein. Anschließend werden den Mitarbeiter wichtige Unterlagen, Schlüssel, Codes und Passwörter zur Verfügung gestellt und er hat gerade am ersten Tag stets einen Ansprechpartner für Fragen oder Probleme.

Durch die sorgfältige Vorbereitung auf den ersten Arbeitstag eines neuen Mitarbeiters durch das HR Management wird ein positiver, erster Eindruck ermöglicht. Die Wochen und Tage vor dem Arbeitsantritt zählen zu den wichtigsten Momenten des Onboardings, da hier verhindert werden kann, dass wichtige Aufgaben vergessen werden.