Dokumente und Ordner scannen & digitalisieren: der Einstieg ins digitale Zeitalter

Die Digitalisierung hat unseren Alltag in den Büros nachhaltig verändert. Für viele Unternehmen ist das Thema Scannen und Digitalisieren ein Schreckgespenst, da die Umstellung von Papier und Ordner zu digitalen Medien einen gewissen Aufwand bedeuten. Durch das Scannen und Digitalisieren sind riesen Archive mit unzähligen Ordnern allerdings Geschichte. Papier und Ordner waren gestern – heute heißt es Dokumente scannen und digitalisieren und so von den Vorteilen eines digitalen Büros profitieren.

Was genau bedeutet überhaupt Dokumente scannen?

In den 90er Jahren kamen die Scanner in Büros zum Einsatz. Damals war man sich aber noch nicht wirklich im Klaren darüber, was für Vorteile das Scannen und damit auch Digitalisieren von Dokumenten für die Aktenverwaltung haben kann. Durch das Scannen von Dokumenten wird ein digitales Abbild dieser erstellt. Diese digitale Version ermöglicht es, nicht nur physisch auf die Akten zuzugreifen, sondern auch digital, beispielsweise über eine Dokumentenmanagement-Software. Die digitalisieren Akten können entweder auf Servern abgespeichert oder in eine Cloud gelegt werden. Der Vorteil bei einer Cloud: nach dem Scannen und Digitalisieren hat man von überall Zugriff darauf.

Was hat es mit dem Digitalisieren auf sich?

Wenn man Ordner scannen und digitalisieren lässt, heißt das nichts anderes als eine virtuelle Kopie von einer physischen, analogen Seite zu erstellen. Das Digitalisieren ist vor allem heutzutage sehr wichtig, da durch neue europäische Richtlinien der Datenschutz (DSGVO) verschärft wurde und somit die Daten unter verschärften Zutritts- und Zugriffsbedingungen gespeichert werden müssen. Ein weiterer Vorteil vom Scannen und Digitalisieren ist, dass ältere Dokumente, die in irgendwelchen Archiven verstauben, dadurch wieder sichtbar werden und ein schneller Zugriff darauf möglich ist.

Scannen & Digitalisieren: Vorteile fürs Unternehmen

Eines ist klar: wenn man sein Unternehmen Scannen und Digitalisieren möchte ist das mit einem gewissen Aufwand verbunden. Allerdings hat das Ganze auch enorme Vorteile für Unternehmen. Darunter unter Anderem:

• Verfügbaren Platz & Raum besser nutzen, da Aktenschränke wegfallen und Papierhaufen Geschichte werden
• Durch die Digitalisierung können Sie Kosten sparen beim Archivieren, weil keine Lagerräume benötigt
• Suchaufwand in den Akten wird deutlich minimiert
• Zugriff auf die gesamten Daten von überall
• Übersichtliche Arbeitsplätze, da lästiger Papierkram eliminiert wird

Da das Scannen und Digitalisieren von Dokumenten viel Zeit in Anspruch nehmen kann, bietet es sich an, einen Dienstleister damit zu beauftragen. So kann man sich sicher sein, dass die Digitalisierung zu 100% richtig ist und auch die Richtlinien befolgt werden.

Scannen & Digitalisieren – der Startschuss

Wenn man sein Unternehmen digitalisieren und damit Dokumente scannen möchte, benötigt man hierfür einen gewissen Grundstock an Technik. Computer, Laptops oder Tablets sind dabei unerlässlich, wenn man gewährleisten möchte, dass die Mitarbeiter auf die digitalisierten Dokumente zugreifen können. Um umfangreiche Aktenarchive richtig Scannen und Digitalisieren zu können, bedarf es einem leistungsstarken Scanner mit Einzug.

Wie man sich hier denken kann, nimmt das Scannen und Digitalisieren von Akten viel Zeit in Anspruch. Deswegen empfiehlt es sich bei der Umstellung auf ein digitales Unternehmen auf einen Scan-Profi zu setzen und einen externen Dienstleister damit zu beauftragen. Dieser kennt sich nicht nur mit dem Scannen und Digitalisieren bestens aus, sondern auch mit sämtlichen Richtlinien und weiß, wie man mit sensiblen Dokumenten und Akten umgeht.

Scannen & Digitalisieren – Dokumente richtig verwalten

Mit Hilfe einer sog. DMS, also einer Dokumentenmanagement Software, kann man Dokumente nach dem Scannen und Digitalisieren ganz einfach verwalten, archivieren, bearbeiten und auch suchen. Dadurch lässt sich die Suche nach Dateien und Dokumenten nicht nur verkürzen, sondern man schafft automatisch auch ein digitales Archiv, dass im Vergleich zu einem herkömmlichen Aktenarchiv deutlich platzsparender ist. Es gibt sogar DMS, die mobil abrufbar sind!

Scannen & Digitalisierung – wohin mit den ganzen Daten?

Eines ist klar: wenn man sein ganzes Unternehmen scannen und digitalisieren möchte, bedarf es dafür Speicherplatz. Dieser Speicherplatz muss selbstverständlich auch sicher sein, sodass keiner von außerhalb darauf zugreifen kann. Heutzutage werden Dateien und Dokumente nach dem Scannen und Digitalisieren in großen Serverzentren aufbewahrt oder in einer Cloud. Eine Cloud bedeutet die Zusammenschaltung von verschiedenen Servern zu einem riesigen Webspace, in dem die Daten sicher liegen. Durch das Scannen und Digitalisieren werden Büros und Lagerräume frei – Aktentürme verschwinden und der Papierkram hat ein Ende. So lassen sich beispielweise neue Aufenthaltsräume gestalten.

Scannen & Digitalisieren – Risiken

Auch das Scannen und Digitalisieren von Dokumenten ist nicht risikobefreit. Dennoch bietet es eine höhere Sicherheit als analoge Aktenschränke. Aber es kann dennoch zu Datenverlusten nach dem Scannen und Digitalisieren kommen, Systemfehler oder Angriffe von außen. Aus diesem Grund sollte man die Daten entsprechend schützen. Es empfiehlt sich im Vorfeld ausreichend Informationen einzuholen und sich mit den Sicherheitsvorkehrungen zu beschäftigen, sodass man gegen alle Eventualitäten geschützt ist.