Du hast keine Aufgaben – genieße deinen Tag!
Als Gründer und Selbstständiger hat man viel um die Ohren. Kunden anrufen, Termine machen, Angebote oder Rechnungen schreiben, (in unserem Fall) 360°-Panoramen aufnehmen und dann natürlich noch die Sozialen Kanäle betreuen und ein bisschen Freizeit will man sich selbst ja auch noch gönnen. Doch wie bewältigt man alle anfallenden Aufgaben ohne dabei den Durchblick zu verlieren und kommt so organisiert durch die Woche?
Mit dem Beginn unserer Selbstständigkeit haben wir gemerkt, dass man bei der Vielzahl der Aufgaben schnell den Überblick verliert. Dabei meint man dann am Ende des Tages vieles geschafft zu haben. Dem ist dann aber oft nicht so, da man sich unkontrolliert und meist wahllos an die Arbeit begibt. Das Problem ist die Masse an Informationen und Aufgaben die abgearbeitet werden müssen. Ständig neue Anfragen von Kunden und Aufgaben die sich aus anderen Aufgaben ergeben.
Um nichts zu vergessen empfehlen sich einige Helferlein.
Interne Kommunikation
Für die Kommunikation untereinander nutzen wir meist iMessage oder Threema. Um gemeinsam an Projekten zu arbeiten, kommunizieren wir in der Regel über unsere eigene Cloud (NAS-Server), die mit Google Drive synchronisiert ist. So hat jeder zu jeder Zeit Zugriff auf alle wichtigen Dokumente, Rechnungen oder Angebote und kann dezentral und unabhängig an seinen Aufgaben arbeiten. Die eigene Cloud bringt neben der Synchronisation mit Google Drive auch einen weiteren Vorteil mit sich: Große Datenmengen können problemlos von A nach B transferiert werden.
Um die Projekte sinnvoll zu planen und zu strukturieren, greifen wir auf Todoist zurück. Das Programm bzw. die App läuft auf fast allen Endgeräten (außer Windows Phone) und hilft beim vergeben und organisieren von Aufgaben. So lassen sich dort in der kostenfreien Variante bereits die wichtigsten Funktionen nutzen. Im Normalfall erstellen wir in Todoist Aufgaben mit Terminierung und Bearbeiter. Mit einer vollwertigen Kommentarfunktion trägt das Programm wesentlich zu unserer Produktivität bei.
Der gute alte „Notizblock“
Manchmal hilft es auch, seine Gedanken zuerst aufs Papier zu bringen und später zu digitalisieren. So kann man sich schnell einen umfangreichen Überblick verschaffen und dann beim Übertrag ggf. unwichtige Stichwörter entfernen oder kürzen. Insbesondere im Kundengespräch macht es sich besser mit Zettel und Stift anstatt z.B. mit dem Tablet mitzuschreiben.
Fazit
Damit es in den vier Wänden eines Startups flüssig und kontrolliert abläuft sollte man sich auf wenige Kommunikationswege beschränken. So läuft man nicht Gefahr, dass wichtige Informationen untergehen und unwichtige Informationen überhand nehmen. Wichtig ist auch eine dezentrale und möglichst jederzeit Verfügbare Lösung, um auch unterwegs immer einen Überblick über aktuelle Projekte oder Kunden zu haben.
Mit den oben genannten Lösungen arbeiten wir bei telepano nun schon seit gut zehn Monaten ohne Probleme. In der Vergangenheit erwies sich insbesondere Todoist als äußerst wertvoll, da wir sonst sicherlich die eine oder andere Sache vergessen hätten. Am Ende des Tages heißt es dann „Du hast keine Aufgaben – genieße deinen Tag!“.
