Seit dem 1. Januar 2025 hat sich einiges im Geschäftsalltag geändert: Die E-Rechnung wurde Pflicht – und das auch für Start-ups. Was bislang oft mit einem einfachen PDF per E-Mail erledigt wurde, muss künftig in einem standardisierten, strukturierten Format übermittelt werden. Das bedeutet vor allem, dass jeder, der eine Rechnung stellt oder empfängt, eine passende Software benötigt.

Das hat sich geändert

Hintergrund ist das Wachstumschancengesetz, mit dem die Bundesregierung die Digitalisierung der Wirtschaft weiter vorantreibt. Seit Jahresanfang müssen Unternehmen dementsprechend elektronische Rechnungen im Format nach EU-Norm empfangen können. Schrittweise wird auch das Ausstellen dieser E-Rechnungen zur Pflicht. Für viele Gründer ist das eine der ersten gesetzlichen Änderungen, die direkt Einfluss auf die eigene Buchhaltung und den Zahlungsverkehr haben.

Damit die Umstellung gelingt, lohnt sich ein genauer Blick auf die beiden Formate, die künftig eine zentrale Rolle spielen: XRechnung und ZUGFeRD. Beide sind zulässig, unterscheiden sich aber deutlich in ihrer Struktur und im praktischen Einsatz.

XRechnung

Die XRechnung wurde in Deutschland als Standard für elektronische Rechnungen an öffentliche Auftraggeber eingeführt und ist seit November 2020 für Lieferanten des öffentlichen Sektors bereits verpflichtend. Sie basiert auf einem XML-Datensatz, der sämtliche Rechnungsinformationen in maschinenlesbarer Form enthält. Das Format verzichtet vollständig auf visuelle Elemente oder PDF-Komponenten und ermöglicht durch die klare Struktur eine vollständig automatisierte Weiterverarbeitung in ERP- und Buchhaltungssystemen.

Für Gründer, die Geschäftsbeziehungen mit staatlichen Stellen, Kommunen oder öffentlichen Unternehmen aufbauen oder bereits pflegen, ist die Nutzung der XRechnung unumgänglich. Das Format wird regelmäßig durch die Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT) weiterentwickelt, um aktuelle rechtliche und technische Anforderungen umzusetzen. Der Versand erfolgt in der Regel über zentrale Rechnungseingangsplattformen wie die Zentrale Rechnungseingangsplattform des Bundes (ZRE) oder die OZG-konforme Lösung der Bundesländer (z. B. über PEPPOL).

Zu beachten ist, dass für die Erstellung einer gültigen XRechnung spezielle Tools oder entsprechende Module innerhalb der Buchhaltungssoftware erforderlich sind. Manuelle Eingaben im XML-Format sind nicht praxistauglich. Einige ERP-Systeme bieten integrierte Generatoren, mit denen XRechnungen auf Knopfdruck erzeugt und über standardisierte Schnittstellen versendet werden können.

ZUGFeRD

Das Format ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) hingegen verfolgt einen hybriden Ansatz. Jede Rechnung besteht aus zwei Komponenten: einer PDF/A-3-Datei für die visuelle Darstellung und einem darin eingebetteten XML-Datensatz für die maschinelle Verarbeitung. Dadurch eignet sich das Format besonders für Unternehmen, die sowohl gesetzeskonform strukturiert übermitteln als auch ein menschlich lesbares Dokument archivieren oder manuell prüfen möchten.

ZUGFeRD bietet verschiedene Profile, die unterschiedliche Anwendungsfälle abdecken. Für den B2B-Einsatz empfiehlt sich das Profil „Comfort“, das alle Pflichtangaben der EN 16931 enthält und daher vollständig kompatibel mit der E-Rechnungspflicht ist. Für den Rechnungsaustausch mit der öffentlichen Verwaltung steht das kompatible Profil „XRechnung“ innerhalb von ZUGFeRD zur Verfügung, das strukturell auf dem XRechnungs-Standard basiert.

Die Nutzung von ZUGFeRD ist besonders für Start-ups interessant, die viele Rechnungen mit kleinen und mittelgroßen Unternehmen austauschen. Aufgrund des PDF-Anteils bleibt eine gewisse visuelle Kontrolle erhalten, gleichzeitig ermöglicht das eingebettete XML den automatisierten Import in Buchhaltungssoftware oder ERP-Systeme. Viele Cloud-basierte Buchhaltungslösungen bieten bereits nativen Support für ZUGFeRD und erlauben den Versand über E-Mail, ohne zusätzliche Portale nutzen zu müssen.

Bei der Auswahl der Software sollten Sie darauf achten, dass die gewünschte ZUGFeRD-Version (mindestens 2.1.1) unterstützt wird und die XML-Komponente den geforderten Rechnungsinhalten entspricht. Veraltete Versionen oder nicht konforme Implementierungen sind für die E-Rechnungspflicht nicht zugelassen.

Fazit

Für Start-ups bedeutet die E-Rechnungspflicht, dass Rechnungsprozesse so bald wie möglich auf die neuen Anforderungen abgestimmt werden sollten. Die Umstellung bietet auch gleich eine Gelegenheit, das eigene Rechnungswesen langfristig effizienter und rechtssicher zu gestalten. Wenn Sie also frühzeitig ein passendes System einführen, sparen Sie später Zeit, Geld und unnötigen Aufwand – nicht nur 2025, sondern auch darüber hinaus.