Freiberufler Steuern: Was muss ich wissen?

Bei der Aufnahme einer freiberuflichen Tätigkeit sind viele Dinge zu beachten. Hier möchten wir auf die für Freiberufler wesentlichen Steuern  sowie deren Besonderheiten eingehen.

Einkommensteuervorauszahlung

Wie jeder Angestellte Lohnsteuer von seinem Lohn abgezogen bekommt, so muss auch der Freiberufler seine Steuern, wie z.B. die Einkommensteuer, an das Finanzamt abführen. Im Jahr der Gründung bemisst sich die Höhe der Vorauszahlung nach einer Schätzung. Hier ist Vorsicht geboten! Wird das erste Jahr zu positiv eingeschätzt, kommt es zu einer Überzahlung. Diese kann erst im Folgejahr über die Einkommensteuererklärung zurückgeholt werden. Wird mit weniger Gewinn gerechnet, als tatsächlich erwirtschaftet, kommt es zu einer Einkommensteuernachzahlung. Dies kann zu einer sehr hohen Liquiditätsbelastung führen. Die Zahlungen sind quartalsweise am 10.03., 10.06., 10.09. sowie am 10.12. eines jeden Jahres zu leisten. Sollte das Datum auf einen Samstag, einen Sonntag oder einen Feiertag fallen, gilt der nächste Werktag als Termin.

Vorteil Lastschrifteinzugsermächtigung:

Verpasst man diesen Termin, werden für jeden angefangenen Monat der Säumnis Zinsen in Höhe von 1% fällig. Dieses Risiko kann man mit einer Lastschrifteinzugsermächtigung vermeiden.

Anpassung der Einkommensteuervorauszahlungen:

Freiberufler sollten Steuern bzw. deren Höhe genau im Blick behalten. Sollte während des Jahres festgestellt werden, dass der Gewinn höher oder niedriger als geplant ausfällt, besteht die Möglichkeit die Einkommensteuervorauszahlungen unterjährig anpassen zu lassen. Hierzu ist ein Antrag beim Finanzamt zu stellen. Die Anpassung gilt anschließend, nach Erlass eines neuen Vorauszahlungsbescheides, für die restlichen Zahlungstermine des Jahres.

Umsatzsteuer/Vorsteuer

Neben der Einkommensteuer müssen Freiberufler auch Steuern auf die Umsätze berücksichtigen.
Bei der Umsatzsteuer z.B. besteht die Wahlmöglichkeit zwischen der Kleinunternehmerregelung, der Ist-Besteuerung und der Soll-Besteuerung.

Die Kleinunternehmerregelung gem. §19 UStG

Die Kleinunternehmerregelung bietet sich vor allem für solche Freiberufler an, die keine großen Investitionen in der Startphase zu erwarten haben und im ersten Jahr noch keine großen Umsätze erwarten. In dieser Form müssen keine Umsatzsteuervoranmeldungen abgegeben werden. Zu beachten ist, dass die Umsatzsteuer weder auf der Rechnung ausgewiesen werden darf, noch dürfen Vorsteuerabzugsbeträge geltend gemacht werden. Auf Rechnungen muss unbedingt der Hinweis Kein Umsatzsteuerausweis gem. §19 UStG (Kleinunternehmerregelung), oder ähnliches aufgeführt sein. Sollte Umsatzsteuer auf der Rechnung ausgewiesen werden, muss diese – auch mit Kleinunternehmerregelung – an das Finanzamt abgeführt werden! Der Nachteil dieser Regelung besteht darin, dass jeder Kunde, der von Ihnen eine Rechnung erhält, keine Vorsteuer geltend machen kann und man sich mit der Nutzung dieser Regelung als Kleinunternehmer bzw. Anfänger zu erkennen gibt.

Hier gilt: Keine Umsatzsteuer, keine Vorsteuer und keine Umsatzsteuervoranmeldungen.

Voraussetzung der Kleinunternehmerregelung:

• (geschätzter) Umsatz im Gründungsjahr: < 17.500,00 EUR
• Sollte die Tätigkeit unterjährig aufgenommen werden, ist diese Grenze anteilig zu werten.
• Bei einem Beginn im Juli wäre die Grenze somit 8.750,00 EUR Umsatz im Gründungsjahr.
• (geschätzter) Umsatz im Folgejahr: 17.500,00 EUR bis 50.000,00 EUR

Die Ist-Besteuerung

Bei der Ist-Besteuerung kann die Vorsteuer nur dann geltend gemacht werden, wenn eine Rechnung bezahlt ist. Gleiches gilt für die Umsatzsteuer, die man nur in der Höhe abführen muss, in der die Rechnungen durch Kunden bezahlt wurden. Sollte die Kleinunternehmerregelung nicht gewünscht, oder nicht möglich sein, ist dies die bevorzugte Variante von Freiberuflern, da hier keine doppelte Buchführung nötig ist und somit Kosten eingespart werden können.

Hier gilt: erhaltene Umsatzsteuer – gezahlte Vorsteuer = Umsatzsteuerzahllast/-erstattung

Die Soll-Besteuerung

Bei der Soll-Besteuerung kann die Vorsteuer geltend gemacht werden, sobald man eine Rechnung erhält. Auf der anderen Seite muss man die Umsatzsteuer abführen, auch wenn vom Kunden noch kein Geld geflossen ist.

Hier gilt: ausgewiesene Umsatzsteuer – Vorsteuer aus erhaltenen Rechnungen = Umsatzsteuerzahllast/-erstattung

Termine für die Abgabe der Umsatzsteuervoranmeldungen: Sofern man keine Dauerfristverlängerung beim Finanzamt beantragt hat, ist die Umsatzsteuervoranmeldung im Gründungsjahr und dem Folgejahr am 10. des Folgemonats abzugeben und die Umsatzsteuerzahllast zu überweisen. Für Februar wäre somit der Stichtag der 10. März. Für eine Dauerfristverlängerung verlangt das Finanzamt eine Vorauszahlung von 1/11 der Umsatzsteuerzahllast des Vorjahres. Ist kein Vorjahr vorhanden, so ist die Umsatzsteuerzahllast zu schätzen. Durch eine Dauerfristverlängerung kann die Umsatzsteuervoranmeldungen einen Monat später angemeldet werden. Für Februar ist somit der Stichtag der 10. April.

Lohnsteuer

Neben der Einkommensteuer und der Umsatzsteuer müssen Freiberufler auch Steuern auf den Lohn Ihrer Mitarbeiter abführen.

Hier gelten folgende Grenzen für die Abgabe der Lohnsteueranmeldungen:

• Lohnsteuer des Jahres < 1.080,00 EUR – Abgabe der Lohnsteueranmeldung jährlich zum 10.01.
• Lohnsteuer des Jahres 1.080,00 EUR bis 5.000,00 EUR – Abgabe der Lohnsteueranmeldung quartalsweise  zum 10.01.; 10.04.; 10.07.; 10.10.
• Lohnsteuer des Jahres > 5.000,00 EUR – Abgabe der Lohnsteueranmeldung zum 10. des Monats

Bei unterjähriger Einstellung der ersten Arbeitnehmer wird der Betrag des ersten Monats der Anstellung auf ein volles Jahr hochgerechnet.

Gewerbe- und Körperschaftssteuer

Die Gewerbe- und die Körperschaftssteuer zählt nicht zu den für Freiberufler üblichen Steuern.
Wichtig ist es vorher prüfen zu lassen, ob es sich um einen Katalogberuf oder um einen den Katalogberufen ähnlichen Beruf handelt. Diese Zuordnung nimmt im Normalfall das Finanzamt vor. Vorsicht: Sollten die Einkünfte von der freiberuflichen Tätigkeit mit gewerblichen Einkünften gemischt werden, besteht die Gefahr, dass die freiberufliche Tätigkeit „infiziert“ wird. Hier gibt es keine starren Grenzen, wie hoch der gewerbliche Anteil sein darf. Daher empfiehlt sich bei Mischeinkünften eine Ausgliederung der gewerblichen Tätigkeit. Ein typisches Beispiel hierfür ist der Zahnarzt, der neben seiner zahnärztlichen Tätigkeit auch Prophylaxeartikel, wie z.B. Zahnbürsten, Zahnpasta und Zahnseide vertreibt.

Die ersten Jahresabschlüsse und Steuererklärungen

Um als Freiberufler seine Steuern bzw. deren Höhe zu kennen bedarf es einen Jahresabschluss. Dieser kann als Einnahme-Überschuss-Rechnung (EÜR) oder als Betriebsvermögensvergleich (BVV) erstellt werden.
Hier empfiehlt sich die EÜR. Diese ist im Normalfall wesentlich kostengünstiger als ein Betriebsvermögensvergleich.
Auf Grundlage der EÜR sowie von Sonderausgaben, außergewöhnlichen Belastungen und anderen abzugsfähigen Ausgaben, welche nicht in der EÜR berücksichtigt werden konnten, wird die Einkommensteuererklärung erstellt.

Termin für die Abgabe der Steuererklärungen:

• Der 31.07. des Folgejahres bei eigener Erstellung der Erklärungen (für 2018 z.B. der 31.07.2019)
• Der 28.02./29.02. des übernächsten Jahres, sofern man die Steuererklärung extern von einem Steuerberater erstellen lässt. (für 2018 z.B. der 29.02.2020)

Wie man als Freiberufler Steuern sparen kann

Als Freiberufler hat man – vor allem bei der Ist-Besteuerung – einen gewissen Handlungsspielraum.
Um Gewinne zu schieben ist ein probates Mittel die 10-Tage-Regelung. Diese besagt, dass Ausgaben, welche bis zum 20.12. eines Jahres für Ausgaben aus dem Folgejahr gezahlt wurden, als Betriebsausgabe im alten Jahr zählen. So kann z.B. die Miete von Januar bereits am 15.12. gezahlt werden, damit die Steuern aus dem ausgelaufenen Jahr verringert werden können. Zusätzlich können Freiberufler Ihre Steuern senken, indem alle möglichen Betriebsausgaben berücksichtigt werden. Ist ein Freiberufler über acht Stunden auswärts tätig, kann dieser 12,00 EUR Verpflegungsmehraufwand geltend machen. Bei längerer Auswärtstätigkeit sind es pro Tag 24,00 EUR. Es kann vorkommen, dass man ein Arbeitszimmer benötigt um z.B. Rechnungen zu schreiben. Da es strikte Vorgaben gibt sollte man sich vor dem Ansatz mit einem Steuerberater unterhalten. So kann anteilig Miete, Strom und Wasser einen beachtlichen Betrag ausmachen. Wer von zu Hause aus arbeitet, nutzt Internet und Telefon. Hier können pauschal 20% als Betriebsausgaben geltend gemacht werden. Wer arbeitet benötigt Arbeitsbekleidung. Diese muss gewaschen werden. Auch hierfür existiert die Möglichkeit diese Kosten als Betriebsausgabe geltend zu machen. Ein betriebliches Fahrzeug – z.B. mit 1%-Regelung – könnte ebenfalls sinnvoll sein.