Handelsregister gewährt wichtige Auskünfte über Unternehmen

Das Handelsregister ist öffentlich einsehbar und informiert über die wirtschaftlichen Verhältnisse von Unternehmen. Vor einer Auftragsvergabe können sich Unternehmen informieren, ob der potentielle Vertragspartner seinen Verpflichtungen nachgekommen ist und über eine solide Kapitalbasis verfügt. Sie können für diesen Zweck einen Handelsregisterauszug über das jeweilige Unternehmen anfordern. Für einige Existenzgründer ist eine Eintragung Pflicht, doch gibt es auch die Möglichkeit einer freiwilligen Eintragung.

Aufbau des Handelsregisters

Das Handelsregister ist ein öffentliches Verzeichnis für Einträge angemeldeter Kaufleute im Bezirk des zuständigen Registergerichts. Jeder kann es einsehen, um Informationen über die wirtschaftlichen Verhältnisse von Kaufleuten und Unternehmen zu erhalten. Das Handelsregister wird inzwischen nur noch elektronisch geführt. Anmeldungen und Eintragungen erfolgen nur noch in elektronischer Form. Der Firmenname wird durch die Eintragung im elektronischen Handelsregister zusätzlich gegenüber ähnlich lautenden Firmennamen in der Region geschützt. Nur Unternehmen, die über einen Eintrag verfügen, dürfen ihren Firmennamen im Geschäftsverkehr führen. Das Register besteht aus den Abteilungen A, abgekürzt mit HRA, und B, abgekürzt mit HRB. In der Abteilung A sind Kaufleute, Personengesellschaften und rechtsfähige wirtschaftliche Vereine erfasst. Die Abteilung B umfasst Kapitalgesellschaften.

Für wen ist die Eintragung Pflicht?

Pflicht für die Eintragung besteht grundsätzlich für alle Kaufleute. Mit der Eintragung werden Unternehmensgründer automatisch zu Kaufleuten, für die alle Rechte und Pflichten gelten. Eine Gesellschaft des bürgerlichen Rechts (GbR) wird mit der Eintragung zur offenen Handelsgesellschaft (oHG). Pflicht für die Eintragung besteht für

• Kaufleute als Einzelunternehmen
• Offene Handelsgesellschaften (oHG)
• haftungsbeschränkte Unternehmergesellschaften
• Kommanditgesellschaften (KG)
• Aktiengesellschaften (AG)
• Gesellschaften mit beschränkter Haftung (GmbH)

Unternehmen und Gründer, die wissen wollen, ob sie zur Eintragung verpflichtet sind, können eine Prüfung anhand von Kapital, Jahresumsatz, Anzahl der Beschäftigten oder Anzahl der Geschäftsvorgänge vornehmen lassen. Beim Umsatz gilt ein Schwellenwert von mehreren 100.000 Euro pro Jahr.

Freiwillige Eintragung im Handelsregister

Für Einzelunternehmen und GbR ist die Eintragung im Handelsregister freiwillig. Eine freiwillige Eintragung gilt für Unternehmen mit Kleingewerbe, die für ihre Tätigkeit keinen kaufmännischen Geschäftsbetrieb benötigen. Grundlage für die Geschäfte ist das Handelsgesetzbuch. Die Eintragung bringt Vorteile mit, hat aber auch Nachteile. Zu den Vorteilen zählen

• Namensgebung als eingetragenes Unternehmen, da in der Geschäftsbezeichnung nicht mehr der volle Name des Inhabers oder der Gesellschafter geführt werden muss
• Vertrauensbonus, beispielsweise bei der Kreditvergabe durch Banken oder bei der Auftragsvergabe durch größere Unternehmen
• Vorteile bei Vertretungen, da Unternehmen mit der Eintragung zur Ausstellung von Prokura befugt sind
• Möglichkeit, selbstständig agierende Zweigstellen zu eröffnen

Die Eintragung ist jedoch auch mit Pflichten und daher mit Nachteilen verbunden:

• Pflicht zur doppelten Buchführung, da die eingetragenen Unternehmen keine Einnahmen-Überschuss-Rechnung mehr ausstellen dürfen, sondern zur Erstellung einer Bilanz mit Jahresabschluss und Inventur verpflichtet sind
• Eingetragene Unternehmen müssen sich nach dem Handelsgesetzbuch (HGB) als rechtliche Grundlage richten, das wesentlich strenger als das Bürgerliche Gesetzbuch (BGB) ist
• Pflicht zur Veröffentlichung, Offenlegung und Bekanntmachung. Unternehmen müssen alle Änderungen umgehend anzeigen und Jahresabschlüsse sowie Bilanzen im Bundesanzeiger veröffentlichen.

Keine Eintragung für Angehörige freier Berufe
Angehörige freier Berufe können nicht ins Handelsregister eingetragen werden, egal, ob sie als Einzelpersonen selbstständig oder als Freiberufler zu einer Gesellschaft des bürgerlichen Rechts zusammengeschlossen sind. Freiberufler in Partnerschaftsgesellschaften werden im Partnerschaftsregister eingetragen, das genau wie das Handelsregister beim Amtsgericht geführt wird.

Wie läuft eine Eintragung ab?

Vor der Eintragung müssen Unternehmen einen Notartermin vereinbaren. Der Notar muss die Unterlagen prüfen und beglaubigen. Auf das Geschäftskonto wird Stammkapital eingezahlt. Der Notar erhält den Einzahlungsbeleg und den Kontoauszug. Er veranlasst die Eintragung in das Handelsregister und übermittelt die Anmeldung sowie die Dokumente an das Registergericht. Die Eintragung kann einige Wochen Zeit in Anspruch nehmen. Kapitalgesellschaften müssen mit sechs bis acht Wochen rechnen. Gewerbetreibende können nach der Handelsregisteranmeldung die Anmeldung beim Gewerbeamt vornehmen.

Angaben im Handelsregisterauszug

Ein Handelsregisterauszug enthält folgende Angaben über ein Unternehmen:

• Name und Sitz des Unternehmens mit Unternehmensanschrift
• Niederlassungen und Zweigniederlassungen mit Anschriften
• Unternehmensgegenstand
• Aufstellung vertretungsberechtigter Personen
• Rechtsform des Unternehmens
• Höhe von Grund- und Stammkapital
• Aufstellung von Kommanditisten und Mitgliedern
• Informationen über zuständiges Amtsgericht
• Handelsregisternummer
• weitere Angaben, beispielsweise zu den Geschäftsführern
• Datum der letzten Eintragung

Änderungen, die meldepflichtig sind

Kommt es zu Änderungen im Unternehmen, muss eine Meldung an das Handelsregister erfolgen. Eine verspätete Meldung und Eintragung können zu Bußgeldern über mehrere tausend Euro führen. Erst mit der Meldung werden die Änderungen rechtswirksam. Meldepflichtig sind

• Bestellung neuer und Abbestellung alter Geschäftsführer
• Eintritt oder Austritt von einem oder mehreren Gesellschaftern
• Umfirmierungen
• Insolvenzverfahren
• Erteilung oder Widerruf von Prokura
• Änderungen der Firma
• Änderungen des Unternehmensgegenstands
• Satzungsänderungen
• Errichtung, Schließung oder Verlegung von Zweigniederlassungen

Die meisten Änderungen müssen durch den Notar beglaubigt werden.

Was tun beim Erhalt von Post nach der Eintragung?

Unternehmen können nach der Eintragung in das Handelsregister verschiedene Rechnungen bekommen. Dabei handelt es sich um Betrugsschreiben, die mit Wappen oder Bundesadler seriös wirken sollen. Sie sind durch außerordentlich kurze Zahlungsfristen gekennzeichnet. Die Rechnungssummen sind deutlich höher als sie für Eintragungen beim Amtsgericht typisch sind.

Fazit

Das Handelsregister ist ein öffentlich einsehbares Verzeichnis für Kaufleute und Unternehmen. Verschiedene Unternehmen, darunter Kapitalgesellschaften, sowie Personenhandelsgesellschaften, sind zur Eintragung verpflichtet. Andere Unternehmen können eine Eintragung vornehmen lassen, müssen aber nicht. Die Eintragung kann Vorteile bieten, ist aber auch mit Verpflichtungen verbunden. Vor der Eintragung muss ein Notartermin vereinbart werden. Der Notar prüft und beglaubigt die Unterlagen und veranlasst die Eintragung. Änderungen im Unternehmen sind meldepflichtig und müssen kurzfristig angezeigt werden. Ein Versäumnis kann zu hohen Geldstrafen führen. Die Eintragung im Handelsregister kann einige Wochen Zeit in Anspruch nehmen. Freiberufler werden nicht eingetragen.