In welcher Phase ein Lastenheft erstellen?

Im Projektmanagement ist ein Spezifikationsdokument, auch Projektcharta genannt, ein wertvolles Hilfsmittel beim Start jeder Art von Projekt, vom Bau bis zur Softwareentwicklung. Die Erstellung einer Projektspezifikation ist der erste Schritt eines erfolgreichen Projekts und dient der Projektplanung.

Was ist ein Spezifikationsdokument?

Nach Lastenheft Definition ist das Lastenheft ein Dokument, das für ein erfolgreiches Projektmanagement verwendet wird und den Managementplan für ein Projekt als Ganzes definiert. Die Lastenheft Gliederung enthält eine möglichst genaue Auflistung der Anforderungen, Ziele, Einschränkungen, erwarteten Funktionen, Fristen und des Budgets. Eine intern oder extern verwendete Projektspezifikation kann im Falle einer Dienstleistungsvereinbarung zu einem Vertrag werden und ist im Falle einer Ausschreibung obligatorisch. Das Lastenheft erstellen sollte in einer frühen Phase des Projektes erfolgen. Im Idealfall wird es vor dem Projektauftrag erstellt und referenziert das Pflichtenheft.

Welchen Zweck hat die Erstellung von Projektspezifikationen?

Projektspezifikationen können verwendet werden, um Genehmigungen für den Beginn eines Bauprojekts zu erhalten, über Ziele nachzudenken und sie festzulegen, die Prioritäten des Projekts festzulegen und das Budget, die Ressourcen und die Projektleistungen abzuschätzen. Konkret wird diese Dokumentation als Grundlage für die Planung und das Management eines Projekts. Ohne eine umfassende Projektspezifikation kann der Entwicklungsprozess nicht beginnen. Idealerweise wird die Spezifikation von dem Unternehmen erstellt, das das Projekt initiiert. Dies kann der Projektleiter oder der Projekteigner sein. Elementare Hilfsmittel sind dabei Software aus dem Bereich ERP.

Wichtige Elemente der Projektspezifikation

Es ist wichtig zu wissen, dass Ihre Projektcharta umso überzeugender ist, je detaillierter sie ist. Sie ist eine wichtige Referenz für alle Projektbeteiligten sowie als Zeitplan für eine effektive Projektdurchführung. Dieser erste Teil enthält eine kurze Beschreibung des Unternehmens, damit der Drittunternehmer die Identität seines Kunden kennt. Die Präsentation sollte Ihr Tätigkeitsbereich,

Ihr Kerngeschäft, Ihre wichtigsten Produkte oder Dienstleistungen und die wichtigsten Projektbeteiligten sein. Dabei sollten Sie nicht zu sehr ins Detail gehen, sondern vor allem die wichtigsten Informationen über Ihr Unternehmen auflisten. Als Nächstes ist es wichtig, das Projekt zu präsentieren. Hier geht es darum, den Wissensstand des Projekts zu erläutern, damit alle Projektbeteiligten die Probleme verstehen und so gut wie möglich darauf reagieren können. Jedes Projekt hat andere Ziele. Deshalb ist es wichtig, sie zu kennen, um die richtige Richtung einzuschlagen und die richtigen Entscheidungen zu treffen. Beschreiben Sie Ihre Marketing-Persona mit so vielen Informationen wie möglich. Um Ihr Projekt erfolgreich positionieren zu können, müssen Sie Ihre Haupt- und Nebenkonkurrenten, deren Stärken und Schwächen sowie Ihre Alleinstellungsmerkmale kennen. Dann steht es Ihnen frei, Ihre Positionierung zu bestimmen, indem Sie etwas grundlegend Neues oder Besseres anbieten. Legen Sie danach die Kostenstruktur des Projekts fest und geben Sie an, woher die Mittel stammen werden. In diesem Abschnitt können Sie auch die geschätzten zusätzlichen Ressourcen und Materialien auflisten, die für die Durchführung Ihres Projekts benötigt werden, um sicherzustellen, dass es Ihren Anforderungen entspricht. Legen Sie eine Frist fest, bis zu der das Projekt in Angriff genommen werden muss. Wie beim Budget sollten Sie die für die einzelnen Elemente benötigte Zeit nicht unterschätzen. Zögern Sie bei komplexen Projekten nicht, verschiedene Meilensteine festzulegen und einen Zeitplan zu erstellen.

Fazit

Projektspezifikationen sind wichtig, um einen Rahmen für Ihr Projekt zu schaffen und Ihnen zu helfen, Ihre Bedürfnisse und Ziele zu reflektieren und zu formalisieren. Sie ermöglichen es Ihnen, mit den Teammitgliedern und Projektbeteiligten zu kommunizieren, sodass jeder in einer kollaborativen Arbeitsumgebung fundierte Entscheidungen treffen kann. Sie müssen jedoch akzeptieren, dass sich das Projekt weiterentwickeln kann, sei es, weil neue externe Elemente die Situation verändern oder sei es, weil es schwierig ist, Ihre Bedürfnisse erschöpfend und perfekt zu formulieren. Hier ist die Arbeit mit einer agilen Methode interessant, denn sie ermöglicht es Ihnen, so schnell wie möglich eine funktionale Version des Produkts vorzulegen, die es Ihnen erlaubt, Anpassungen an der Projektcharta vorzunehmen.