Lohn- und Gehaltsabrechnung: So funktioniert’s!

Wer Mitarbeiter einstellt, der muss sich auch damit befassen, wie man eine Lohn- und Gehaltsabrechnung erstellt. Die Entgeltabrechnung ist nicht nur ein notwendiger Nachweis für den Arbeitnehmer, sie wird auch benötigt für Wohnungssuche, Kreditvergabe und nicht zuletzt die Steuererklärung. Wir zeigen hier, welche Angaben eine Gehaltsabrechnung aufweisen muss und worauf man bei der Anfertigung achten sollte.

Was ist eine Lohn- und Gehaltsabrechnung per Definition?

Die Lohn- und Gehaltsabrechnung wird vom Arbeitgeber erstellt und dem Mitarbeiter entweder zum Monatsende oder zum Ende der zu entrichteten Arbeit ausgehändigt. Dabei umfasst die Entgeltabrechnung den Lohn beziehungsweise das Gehalt, welches der Arbeitnehmer in einem bestimmten Zeitraum verdient hat. Damit wird der Gehaltsanspruch des Arbeitnehmers dokumentiert. Die Gehaltsabrechnung dient dadurch dem Arbeitnehmer als Nachweise zum Lohn und Gehalt. Gleichzeitig kann der Arbeitnehmer ersehen, welche Abzüge es gibt und wie genau sich der Nettolohn oder das Nettogehalt zusammensetzen.

Warum muss man eine Lohn- und Gehaltsabrechnung ausstellen?

Arbeitgeber sind verpflichtet, monatsweise eine Lohn- oder Gehaltsabrechnung auszustellen und dem Arbeitnehmer zu übergeben. Die Abrechnung weist das Bruttogehalt auf und schlussendlich nach den einzelnen Abzügen das Nettogehalt. Es müssen also alle Posten aufgeführt, die automatisch vom Gehalt abgezogen werden. Dies sind im Einzelnen:

• Lohnsteuer
• Kirchensteuer
• Krankenversicherung
• Solidaritätszuschlag
• Arbeitslosenversicherung
• Pflegeversicherung
• Rentenversicherung

Dadurch ist anhand der Lohn- und Gehaltsabrechnung ersichtlich, welche Beträge an welche Institution zu leisten sind.

Exkurs: Was ist der Unterschied zwischen Lohn und Gehalt?

Ein Gehalt ist eine Fixsumme, die ein Arbeitnehmer unabhängig von der erbrachten Leistung und den gearbeiteten Stunden monatlich über die Dauer des Arbeitsverhältnisses erhält. Der Lohn wiederum kann unterschiedlich ausfallen, da er abhängig von den geleisteten Stunden ist.

An wen sind die Abgaben zu leisten?

Arbeitgeber müssen die Abgaben nicht an jede einzelne Institution überweisen. So werden die Abgaben für Lohnsteuer, Kirchensteuer und Solidaritätszuschlag an das Finanzamt überweisen. Das zuständige Finanzamt wiederum leitet die Abgaben an die jeweiligen Stellen weiter. Krankenversicherung, Rentenversicherung, Arbeitslosenversicherung und Pflegeversicherung werden gebündelt an die Krankenkasse des Arbeitnehmers geleistet. Nach Überprüfung der einzelnen Beträge gibt die Krankenkasse diese dann entsprechend weiter. Beiträge zu einer gesetzlichen Unfallversicherung werden an die jeweilige Berufsgenossenschaft geleistet.

Wer Mitarbeiter auf 450 Euro Basis beschäftigt, der muss pauschal Rentenversicherungsbeiträge in Höhe von 15 %, einen Krankenversicherungsbeitrag in Höhe von 13 % sowie Steuern in Höhe von 2 % an die Deutsche Rentenversicherung Knappschaft-Bahn-See abführen.

Wann muss man als Arbeitgeber diese Beiträge monatlich entrichten?

Die fälligen Geldbeträge werden von dem Finanzamt (meistens zum 10. des Folgemonats) und der Krankenkasse (in der Regel zum Monatsende) eingefordert. Die Zahlung der anfallenden Gelder wird normalerweise per Bankeinzug geleistet. Arbeitgeber sollten unbedingt darauf achten, dass das Konto ausreichend gedeckt ist.

So erstellt man eine Lohn- und Gehaltsabrechnung Schritt für Schritt

Optisch können sich Lohn- und Gehaltsabrechnungen grundsätzlich voneinander unterscheiden, was allerdings die elementaren Daten angeht, so stimmen diese immer überein. Denn es gibt einfach Angaben, die in jede Lohn- und Gehaltsabrechnung hineingehören.

1. Die allgemeinen Angaben

Einleitend werden in einer Lohn- und Gehaltsabrechnung die allgemeinen Daten zum Arbeitnehmer aufgeführt. Hierzu gehören die persönlichen Angaben wie Name, Anschrift und Geburtsdatum, die Angaben zur Sozialversicherung und die Steuermerkmale. Außerdem umfasst die Lohn- und Gehaltsabrechnung die Arbeitszeiten und die Urlaubszeiten. Auch eine Übersicht über verbleibende Urlaubstage sowie Anwesenheitszeiten und Abwesenheitszeiten werden aufgelistet. Darüber hinaus können in der Entgeltabrechnung auch die wöchentliche Arbeitszeit, der Stundenlohn, eine Kostenstelle sowie Elternzeit und Krankheit vermerkt werden.

2. Das Zahlenwerk

Nach den allgemeinen Daten werden die einzelnen Abzüge übersichtlich dargestellt. Zunächst werden die monatlichen Brutto-Bezüge aufgeführt. Dazu können gehören: Stundenlohn, Urlaubsgeld oder auch Feiertagszuschlag. Zu jeder Position wird ein Hinweis auf die Steuerpflicht und Sozialversicherungspflicht gegeben. Nun werden die einzelnen Abzüge wie Lohnsteuer, Solidaritätszuschlag und gegeben falls auch die Kirchensteuer aufgelistet. Danach werden die Netto-Abzüge sowie die Netto-Bezüge ausgewiesen sowie der schlussendliche Auszahlungsbetrag.

3. Der Abspann

Im Schlussteil der Lohn- und Gehaltsabrechnung werden zumeist die Kontodaten des Arbeitnehmers aufgeführt. Außerdem können die Gesamtkosten (Brutto-Bezüge und Lohnnebenkosten), die für den Arbeitgeber anfallen, genannt werden. Sofern es eine betriebliche Altersvorsorge gibt, wird dies hier ebenfalls angeführt. In der Fußzeile kann man noch Hinweise zur Abrechnung angeben, beispielsweise, dass die Grundlage die Gewerbeordnung ist oder etwas Vergleichbares.

Was muss in einer Lohn- und Gehaltsabrechnung zwingend aufgeführt werden?

Nicht alle Angaben, die wir aufgeführt haben, sind Pflichtbestandteile einer Lohn- bzw. Gehaltsabrechnung. Laut Gewerbeordnung muss eine Lohn- und Gehaltsabrechnung folgende Angaben aufweisen:

• Name und Adresse von dem Arbeitgeber sowie dem Arbeitnehmer
• Geburtsdatum des Arbeitnehmers
• Versicherungsnummer des Arbeitnehmers
• Datum des Beschäftigungsbeginns und eventuell auch des Beschäftigungsendes
• Abrechnungszeitraum sowie enthaltene Steuertage und Sozialversicherungstage
• Zusammensetzung von dem Arbeitsentgelts mit Lohnsteuerklasse, Kinderfreibetrag, Steuerfreibetrag sowie gegebenenfalls Kirchensteuerabzug
• Etwaige Zuschläge
• Zulagen und sonstige Vergütungen
• Angaben über die einzelnen Abzüge
• Abschläge und Vorschüsse (sofern angefallen)
• Beitragsgruppenschlüssel
• Einzugsstelle
• Sozialversicherungsbeitrag

Lohn- und Gehaltsabrechnung selber erstellen oder erstellen lassen?

Unternehmer, die selbst die Lohn- und Gehaltsabrechnung erstellen möchten, sollten über eine entsprechende Ausbildung verfügen. Es gibt hier einiges zu beachten. Da man verpflichtet ist die Daten an das Finanzamt beziehungsweise die Krankenkasse zu übermitteln, benötigt man außerdem eine zuverlässige Software. Oftmals sind diese Programme recht komplex und natürlich ziehen diese auch Kosten nach sich. Unternehmen werden immer wieder einer Sozialversicherungsprüfung unterzogen. In diesem Fall muss zumeist ein Steuerberater hinzugezogen werden, der sich dann aber erst einmal mit der Lohnbuchhaltung befassen muss, was natürlich ebenfalls zu weiteren Kosten führt. Daher kann es für Unternehmer und insbesondere für Gründer sinnvoll sein, von Anfang an einen Steuerberater zu beauftragen, der auch die Lohnbuchhaltung durchführt. Dadurch kann man sich als Unternehmer auf die eigentlichen Aufgaben konzentrieren.

Lohn- und Gehaltsabrechnung: das Fazit

Die Lohn- und Gehaltsabrechnung kann einen enormen Aufwand bedeuten und vor allem Gründer zeitlich und inhaltlich stark in Anspruch nehmen. Es gibt zwar Buchhaltungsprogramme, aber diese sind meistens schwer zu bedienen und verlangen einen hohen Zeiteinsatz. Daher ist es sinnvoller einen Buchhalter zu beschäftigen oder aber einen Steuerberater, der gleichzeitig auch die Lohnabrechnung übernimmt. Wer sich dennoch dazu entschließt, die Lohn- und Gehaltsabrechnung in Eigenregie zu erstellen, der sollte darauf achten, dass die gesetzlichen Mindestangaben enthalten sind. Außerdem gilt es, die Entgeltabrechnung rechtzeitig zu erstellen. Ist die Lohn- und Gehaltsabrechnung erst einmal erstellt, kann man diese dann später als Vorlage für weitere Abrechnungen verwenden.