Optimales Büromanagement für Gründer und Start-ups: 3 Tipps für die tägliche Praxis

Das Thema Büromanagement hört sich auf den ersten Blick vielleicht nicht besonders spannend an und wird daher von vielen Gründern und Start-ups unterschätzt. Dabei ist ein optimales Büromanagement für jedes Unternehmen ein wichtiger Erfolgsfaktor. Umgekehrt können Defizite in diesem Bereich unnötigen Zeitaufwand und vermeidbare Kosten verursachen. Mit den folgenden drei Tipps lässt sich das Büromanagement strukturiert und effizient gestalten.

1. Klare Aufgabenverteilung von Anfang an

Eine klare Aufgabenverteilung sowie die transparente Abgrenzung der Zuständigkeiten innerhalb des Unternehmens sind zentrale Voraussetzungen für ein erfolgreiches Büromanagement. Das klingt selbstverständlich und beinahe banal, doch gerade für Gründer und Start-ups stellt dies oft eine besondere Herausforderung dar, weil das Team in der Startphase eines jungen Unternehmens erst nach und nach aufgebaut wird. Dasselbe gilt auch für die internen Prozesse und Strukturen, die laufend überprüft und optimiert werden müssen, um mit dem Wachstum des Unternehmens und seines Teams Schritt halten zu können. So ist es in dieser Phase durchaus wünschenswert und oft auch notwendig, dass möglichst jeder alles erledigen kann. Mit zunehmendem Wachstum der Firma sind eine Spezialisierung und eine Differenzierung der einzelnen Tätigkeitsbereiche jedoch unvermeidlich. Je klarer dies geregelt wird, umso geringer ist der erforderliche Abstimmungsaufwand in der täglichen Praxis. Unterbleibt dagegen eine klare Aufgabenverteilung, müssen sich die einzelnen Teammitglieder jedes Mal neu darüber verständigen, wer welche Aufgaben übernimmt. Dabei besteht ein höheres Risiko, dass Dinge unnötigerweise doppelt – oder auch gar nicht – erledigt werden. 

2. Routinen und definierte Prozesse sorgen für Entlastung

In engem Zusammenhang mit der Klärung der internen Aufgabenverteilung steht die Entwicklung von Routinen und definierten Prozessen im Unternehmen. Eine systematische Ablage gehört ebenso dazu wie bestimmte Freigabe- und Entscheidungsprozesse oder regelmäßige Meetings. Ein besonders typisches Beispiel für die Bedeutung von Routinen ist der Umgang mit Verbrauchsmaterialien, der auf einen reibungslosen Arbeitsablauf im Büro erheblichen Einfluss haben kann. Um Effizienz im Büroalltag zu gewährleisten, ist es notwendig, immer genügend Verbrauchsmaterialien vorrätig zu haben. Fehlendes Druckerpapier oder das Fehlen der passenden Versandtaschen, um wichtige Dokumente an Kunden oder Geschäftspartner zu senden, können große Probleme verursachen, wenn eine dringliche Angelegenheit zu erledigen ist. Es lohnt sich für spezielle Produkte auf spezialisierte Anbieter zurückzugreifen und beispielsweise Briefumschläge von briefumschlaegebestellen.de zu ordern. Die Verwendung von hochwertigen Produkten, z.B. farbigen Briefumschlägen, wirkt sich positiv auf die Außenwirkung des Unternehmens aus.

3. Prioritäten richtig setzen – Zeitmanagement optimieren

Ohne entsprechendes Zeitmanagement ist auch kein optimales Büromanagement möglich. Deshalb gilt es, von Anfang an auf eine gute Zeitplanung zu achten und dabei auch ausreichend Zeitpuffer einzuplanen. Anderenfalls drohen unnötiger Stress, Fehler und das Gefühl, überfordert zu sein. Eine klare Fokussierung auf jeweils eine Tätigkeit und möglichst wenig Ablenkung durch „Zeitfresser“ sind dabei unabdingbar. Fokussierung ist allerdings nur dann wirklich zielführend, wenn zuvor die Prioritäten richtig gesetzt worden sind. Wichtiges von Unwichtigem zu unterscheiden, lässt sich beispielsweise leichter mithilfe der ABC-Methode umsetzen. Dabei werden anfallende Tätigkeiten danach klassifiziert, ob sie wichtig, dringend und möglicherweise delegierbar sind. Kategorie A umfasst wichtige, nicht delegierbare Aufgaben mit hoher Dringlichkeit, die zuerst erledigt werden müssen. Anschließend werden die sogenannten B-Aufgaben erledigt, die nicht delegierbar und wichtig, aber nicht dringend sind. Aufgaben der Kategorie C, die weder besonders dringlich noch besonders wichtig sind, sollten hingegen nach Möglichkeit delegiert oder erst zum Schluss erledigt werden.

Fazit

Wer diese Tipps im Alltag konsequent umsetzt, erspart sich dadurch eine Menge an Chaos und unnötigem Zeitaufwand. Auch wenn es am Anfang so scheinen mag, als sei dies mit einem zusätzlichen Berg an Bürokratie verbunden, ist doch das Gegenteil der Fall. Denn je besser ein Gründer sein Büromanagement regelt, desto mehr hat er den Kopf frei für Kreativität und die Umsetzung seiner Visionen.