Qualitätssicherung durch Checklisten von 4-check

Es gibt Dienstleistungen die gewissen Standards genügen müssen. Normen und Gesetze müssen beachtet und eingehalten werden. Hierbei verspricht das Start-up 4-check eine große Arbeitserleichterung und Optimierung mittels intelligenten Checklisten. Ich habe mit dem Gründer Jan Wokittel über seine Idee, die Durchführung und natürlich die Checklisten gesprochen:

Jan, stell Dich bitte kurz vor

Mein Name ist Jan Wokittel, bin 28 Jahre alt und ich komme ursprünglich aus der Nähe von Köln. Schon während meines Ingenieursstudiums in Trier, hat es mich für ein Praktikum in die Schweiz nach Basel gezogen. Dort hat es mir so gut gefallen, dass ich nach der Uni dorthin gezogen bin und nun seit gut fünf Jahren hier lebe und arbeite. Ich war bislang als Leiter für das Qualitätsmanagement eines grossen Konzerns für alle Projekte der Schweiz verantwortlich – aus diesem Arbeitsbereich ist auch 4-check entstanden. Ich fahre leidenschaftlich gerne Motorrad, wofür sich der nahe liegende Schwarzwald sehr gut anbietet; treibe viel Sport und bin sehr Technik-begeistert.

Mit 4-check wollt ihr die Qualität von Dienstleistungen testen – was kann man sich darunter vorstellen?

Am einfachsten kann man es sich am Beispiel eines Einkaufszettels vorstellen – dort schreibt man auf, was man alles braucht und wohin man gehen muss, um nichts zu vergessen. Jetzt stellt dir vor, du arbeitest z.B. in sensiblen Bereichen, wie Krankenhäusern oder grossen Industrieanlagen mit Maschinen. Beide Arbeitsbereiche sind völlig unterschiedlich, aber in beiden Bereichen werden Kontrollen durchgeführt: z.B. um zu überprüfen, ob im Krankenhaus die Zimmer korrekt eingerichtet und hygienisch einwandfrei geputzt sind, ob das Personal spezifische regelmäßige Schulungen bekommt und ob die Menschen richtig betreut werden. Im industriellen Bereich hat man u.a. die Fragestellungen, ob die Wartungen und Inspektionen an den Maschinen richtig durchgeführt werden. All diese Kontrollen werden via Checklisten (ähnlich unserem Einkaufszettel) durchgeführt und abgehakt.

Hierdurch möchte man sicherstellen, dass alles reibungslos funktioniert, gewünschte Qualitätsstandards eingehalten werden und man stets nach Norm und Gesetzt handelt. Nichts wäre schlimmer, als zu spät festzustellen, dass man fahrlässig oder nicht nach den Gesetzen gehandelt hat. Leider fällt so etwas häufig erst auf, wenn etwas passiert ist. Diesen ganzen Prozess möchten wir vereinfachen und effizienter gestalten.

Heutzutage werden solche Kontrollen folgendermaßen durchgeführt: jemand erstellt nach bestem Wissen und Gewissen in Excel eine Checkliste, dir er immer wieder ausdruckt, abhakt und dann anschließend in Aktenordnern verschwinden lässt – nicht selten, werden Kontrollen erst gar nicht durchgeführt. Das ist ineffizient, da viel Zeit vor allem für die Vor- und Nachbereitung aufgewendet werden muss – heutige Technik erlaubt es, all das binnen Sekundenbruchteilen automatisch durchführen zu lassen. Mit unserer Idee muss nie mehr Papier bearbeitet werden; altmodische Excelarbeiten sind überflüssig und anhand unserer fertigen Checklisten für die unterschiedlichsten Bereiche, handelt man angelehnt an die entsprechenden Gesetze. Dadurch spart man sich teure Berater und überteuerte externe Schulungen.

Wie schaut so eine Checkliste aus? Und wie tief kann ich damit testen?

Zur Veröffentlichung von 4-check haben wir uns überlegt, welche Dienstleistungsbereiche wird mit Checklisten nach Normen und Gesetzen unterstützen möchten & können. Nachdem wir unseren Freundes-, Bekannten- und Arbeitskreis durchwühlt haben, konnten wir unterschiedlichstes Know-How sammeln und so haben wir uns für folgende sechs Bereiche entschieden:

• Gebäudetechnik (Heizung, Lüftung, Klima, Sanitär usw.)
• Reinigung (Küchen, Labore, Büros, Sanitärbereiche usw.)
• Pflege von Menschen
• Lebensmittel (Verarbeitung, Küchen usw.)
• Arbeits- und Umweltschutz
• Brandschutz

Am schwierigsten war es, eine allgemeine Struktur für die Checklisten zu entwickeln, die auch von einem Computer via Algorithmus ausgewertet werden kann. Schlussendlich haben wir eine gefunden, die du dir vereinfacht so vorstellen kannst: Du hast eine Hauptüberschrift und im Anschluss steht immer eine Frage wie z.B. „Wurde eine hygienische Überprüfung der Lüftungsanlagen gem. VDI 6022 durchgeführt?“ oder „Sind alle Mitarbeiter über mögliche Gefahren an Ihrem Arbeitsplatz geschult?“ Die Fragen können im Anschluss nach beliebigen Systemen beantwortet werden: Schulnoten, Smilies, Ampeln oder eigene Definitionen. Zum Start besteht unser Fragenkatalog aus über 1.000 unterschiedlichen Fragen und Anforderungen, die alle an gültige Gesetze angelehnt sind. Du siehst also, dass wir sehr detaillierte Prüfungen ermöglichen. Schlussendlich kommt es aber auf den User an, wie tief er seine Checklisten erstellen möchte und muss (eine Kontrolle in Lebensmittelbereichen ist aufwendiger als die Kontrolle von WC-Anlagen). Nachdem du dann eine Bewertung vorgenommen hast, werden die Daten ausgewertet und du erhältst eine Statistik mit unterschiedlichen Kategorien – somit hast du sofort eine Analyse deiner Prüfungen und siehst mögliche Problemfelder.

Wie ist 4-check entstanden?

Bei einem Kunden musste ich wöchentliche Qualitätskontrollen in seinem Bürokomplex durchführen. Dabei haben wir nicht nur Büros und WCs kontrolliert, sondern auch die Kantine und etwaige Sonderareale. Das Ganze haben wir in der Tat mit einer ausgedruckten Excelcheckliste gemacht, die irgendjemand irgendwann mal erstellt hat. Stunden gingen drauf, bis man die Liste bearbeitet und für Auswertungen wieder ins System eingegeben hat – diese Problematik erkannte auch der Kunde und sagte eines Tages: „Mensch, wenn man das Ganze leichter und moderner machen würde, könnte man mit dem System echt Geld verdienen! Wir sind ja bestimmt nicht die Einzigen, die das Problem haben.“ In der Tat, dachte ich mir und so war die Idee geboren und die Entwicklungs- und Gründungsphase begann. Ich war mir seit dem Studium sicher, dass ich mal etwas eigenes aufbauen möchte und so entschloss ich mich, gemeinsam mit einem Freund und Kollegen, den Schritt zur Selbstständigkeit zu wagen.

Was bringt mir die Auswertung? Wie geht es weiter nach der Qualitätsprüfung?

Wie bereits erwähnt, ist es mit dem simplen abhaken von Checklisten nicht getan. Schließlich möchte jeder wissen, wo er seine Leistung optimieren kann und muss, wo kritische Bereiche liegen und wo er umgehend reagieren muss. Um das zu wissen, musste man bislang seine ausgedruckten Checklisten manuell bearbeiten z.B. in Excel Ergebnisse eintragen, um Auswertungen zu erhalten. Mit unserer Idee geschieht all das automatisch und der Nutzer weiß sofort, wo er besser werden muss: Ist seine Reinigung der Büros mangelhaft, aber der Toiletten gut? Läuft die Lüftung so wie sie soll, aber dafür sind im heizungstechnischen Bereich Mängel? Ist die stationäre Behandlung überfüllt, aber im ambulanten Bereich sind Risiken? All das erfährt man sofort und kann direkt reagieren. Wir zeigen dem Nutzer, wo er besonders gut ist aber auch wo seine kritischen Bereiche liegen – er selbst muss dann darauf reagieren.

Vielen Dank für die tiefen Einblicke, Jan. Ich hoffe Ihr könnt mit 4-check möglichst viele Dienstleistungen zur höherer Qualität verhelfen. Wir wünschen Euch weiterhin viel Erfolg.