Rechnungskorrektur – Darf ich fehlerhafte Rechnungen ändern?

Bei der Rechnungserstellung kann es aufgrund formeller oder inhaltlicher Fehler zu fehlerhaften Rechnungen kommen. In diesem Fall ist eine Rechnungskorrektur erforderlich, die möglichst zeitnah durchgeführt werden sollte.

Rechnerische und formale Fehler korrigieren

Von einer Rechnungskorrektur wird gesprochen, wenn eine bereits erstellte Rechnung, die rechnerische oder formale Fehler enthält, korrigiert wird. Bei der Korrektur von Rechnungen müssen jedoch rechtliche Vorschriften sowie weitere Details beachtet werden. Abhängig vom jeweiligen Buchungsvorgang ist entweder eine einfache Korrektur oder eine komplette Stornierung der fehlerhaften Rechnung erforderlich. Grundsätzlich sind Unternehmen, die Rechnungen ausstellt, dazu verpflichtet, Fehler zu korrigieren.

Rechnungsempfänger haben ein Recht auf eine korrekte Rechnung und können die Bezahlung verweigern, falls einzelne Angaben in einer Rechnung nicht stimmen. Während eine fehlerhafte Rechnung früher mit einer Gutschrift ausgeglichen wurde, müssen inzwischen die umsatzsteuerlich korrekten Bezeichnungen Rechnungskorrektur, Korrekturrechnung oder Stornorechnung für die Berichtigung fehlerhafter Rechnungen verwendet werden. In der Praxis wird eine Gutschrift im umsatzsteuerrechtlichen Sinne nur von Unternehmen, die gegenüber ihren Leistungserbringern Rechnungen zu begleichen haben, ausgestellt. Bei den Berichtigungsmaßnahmen müssen bestimmte Richtlinien eingehalten werden.

Zu den häufigsten Gründen für eine Rechnungskorrektur zählen Warenrückgaben. In diesen Fällen wird die Rechnung geändert, sodass das Rechnungsformular schließlich die korrekte Anzahl der ausgelieferten Waren enthält.

Da fehlerhafte Rechnungen den Vorsteuerabzug gefährden, werden Rechnungskorrekturen vor allem von Geschäftskunden eingefordert. Eine Rechnungskorrektur ist erforderlich, wenn falsche oder fehlerhafte Pflichtangaben festgestellt werden, beispielsweise Name oder Adresse des Empfängers. Bei Berechnung eines falschen Mehrwertsteuersatzes muss die Rechnung ebenfalls korrigiert werden. Rechenfehler oder Zahlendreher kommen relativ häufig vor und sind deshalb oft Ursachen für eine Rechnungskorrektur. Falls die Rechnung lediglich einfache Schreibfehler enthält, muss jedoch keine Korrektur vorgenommen werden. Wenn versehentlich ein zu niedriger Rechnungsbetrag angegeben wird, ist ein Unternehmen berechtigt, die Rechnung zu korrigieren und eine Nachforderung an den Kunden zu stellen. Allerdings muss es sich dabei entweder um einen Rechenfehler oder um einen Irrtum, der auf den ersten Blick klar erkennbar ist, handeln.

Beim Korrigieren von Rechnungen ist zu beachten, dass in einer korrigierten Rechnung dieselben Pflichtangaben enthalten sein müssen wie die Originalrechnung. Diese Pflichtangaben sind im § 14 des Umsatzsteuergesetzes (UstG) geregelt. Die Rechnungskorrektur muss einen deutlich erkennbaren Hinweis auf die Originalrechnung enthalten, sodass erkennbar ist, auf welche Rechnung sich die Korrektur bezieht. Meist werden das Ausstellungsdatum sowie die Rechnungsnummer der Originalrechnung als Referenz angegeben. Um keine der Pflichtangaben zu vergessen können als Alternative beispielsweise auch zahlreiche kostenfreie Rechnungsgenerator im Internet genutzt werden. Sie dienen als Rechnungsvorlagen in verschiedenen Formaten, die zur Rechnungserstellung und -korrektur verwendet werden können.

Erstellte Rechnungen sorgfältig überprüfen

Eine Rechnung kann entweder von Hand korrigiert oder neu ausgestellt werden. Es empfiehlt, jede erstellte Rechnung sorgfältig zu überprüfen, damit unnötige Rechnungskorrekturen vermieden werden können. Solange eine Rechnung noch nicht verbucht oder bezahlt wurde, kann diese problemlos geändert werden. Falls Rechnungsfehler erst vom Kunden bemerkt werden, kann eine neue Rechnung mit der ursprünglichen Rechnungsnummer erstellt werden. Bei diesem Vorgang muss der Kunde allerdings darauf hingewiesen werden, dass es sich bei der neuen Rechnung um eine korrigierte Fassung handelt.

Unter Umständen können fehlerhafte Angaben auf einer Rechnung wie ein falsch berechneter Mehrwertsteuersatz oder eine fehlerhafte Gesamtsumme per Hand auf der Originalrechnung geändert und mit der Unterschrift des Verantwortlichen versehen werden. Es empfiehlt sich, von jeder geänderten Rechnung eine Kopie anzufertigen, sodass ein Nachweis für die Rechnungskorrektur in den eigenen Unterlagen vorhanden ist. Bereits verbuchte Rechnungen müssen storniert und durch eine neue Rechnung mit einer neuen Rechnungsnummer ersetzt werden.

Bei bezahlten Rechnungen ist eine Korrektur zwar noch möglich, allerdings ist die Rechnungskorrektur erheblich aufwendiger, da zunächst eine Stornorechnung erstellt werden muss. In einer Stornorechnung werden der Rechnungsbetrag sowie die darin enthaltenen Steuerbeträge als Minuswert angegeben. Die ursprüngliche Rechnung verliert dadurch ihre Gültigkeit. Nachdem dieser Vorgang abgeschlossen ist, kann eine neue Rechnung, die neue Rechnungsnummer sowie einen Verweis auf die ursprüngliche Rechnung enthält, ausgestellt werden.

Oft werden fehlerhafte Rechnungen erst im Rahmen einer Betriebsprüfung entdeckt. Meist ist die Suche nach dem Rechnungsempfänger dann mit enormem Aufwand verbunden, da Ansprechpartner eventuell nicht mehr existieren oder Unternehmen inzwischen aufgelöst wurden. In diesem Fall ist keine Rechnungskorrektur mehr möglich.